Recepcionista de hotel.Telefonista. Manejo del Bussines Center

TELEFONISTA

Hoy somos conocedores del desarrollo de la telefonía a nivel tecnológico, toda persona cuenta por lo menos con dos equipos de comunicación y el uso que le da es muy intensivo, por cuanto por ese dispositivo pasa su vida particular y empresarial, con la particularidad de que este donde este, esa persona esta comunicada y puede satisfacer cualquier necesidad.

Ante esta realidad los establecimientos hoteleros hacen mucho hincapié en la innovación de equipamiento en telefonía, en sus comienzos la telefonista solo tomaba reservas, hoy podemos encontrar un sector independiente de Reservas, y cuenta con funciones muy especificas que van desde la atención a los llamados entrantes como la intercomunicación interna entre el personal de planta o con los PAX alojados.

Una de las funciones importantes del o la telefonista, es la de ubicar a los pasajeros o clientes en las áreas publicas del establecimiento, para esto existe lo que se denomina “busca personas” a través del cual y con un micrófono, se los nombra por su apellido hasta haber tomado contacto con ellos.

Una características importante del telefonista, es la discreción, por ningún motivo se dará información de los pasajeros alojados, de ser necesario es el Jefe de Recepción  quien resolverá, que datos brindar. El resguardo de los mencionados datos, tiene además un origen de tipo jurídico, y lo aplican casi todos los estamentos de los diferentes servicios turísticos, siendo las líneas áreas las primeras en resguardar la confidencialidad de los mismos.  De la misma manera se actúa en caso de los funcionarios empleados del hotel.

También, dentro de sus funciones esta el control de llamadas que los pasajeros alojados realizan desde la habitación; este control se efectúa mediante un equipo que mide y emite un ticket del gasto ocasionado con el siguiente detalle:

SOLICITUD DE LLAMADO DESDE UNA HABITACION

Nombre de la persona que llama

Numero de habitación

Numero de teléfono llamado

País y ciudad a donde se ha efectuado la llamada de teléfono                               

Tiempo de duración de la llamada.

Fecha en la cual se efectúa la llamada.

Carga a la cuenta de la habitación

Es importante mencionar la exactitud con que debe manejarse en este ítem, ya que los gastos por servicio de telefonía, suelen ser motivo de disconformidad y conflicto con el pasajero en el momento del check out.

UTILIZACION DEL BUSSINES CENTER

Este es un servicio usado muy frecuentemente por los pasajeros de negocios. Aunque los avances de la telefonía celular y el uso de computadoras portátiles nos sugieran que esta oficina no tendría razón de ser, continúa su utilidad. Además de ser un ámbito para la comunicación, el huésped puede usarlo para recibir a un cliente  o hacer uso del servicio de secretaria bilingüe.

Generalmente su uso no tiene costo alguno, salvo que se exceda en el límite de tiempo establecido.

El BC, generalmente tiene el siguiente equipamiento: Computadora, impresora multifunción con scanner, teléfono con fax, escritorio,  mesa, sillas, elementos de iluminación, artículos de librería.

Son dos los sectores que controlaran la utilización del Business, por un lado el Recepcionista de turno, quien deberá mantener el orden y el cuidado del equipamiento y por otro el telefonista con el control de las llamadas y tiempo de uso del lugar. Para esta situación deberá asentar la siguiente información, la cual deberá ser enviada a recepción. Por reglamento generalmente no esta permitida la permanencia de niños dentro del área del BC, como así tampoco el consumo de comidas, solamente se podrán servir bebidas.

Los datos a consignar son los siguientes:

Nombre del PAX alojado

Fecha de utilización de BC

Número de habitación

Asignación de Office del BC

Número de teléfono llamado

País y ciudad a donde se ha efectuado la llamada

Tiempo de duración de la llamada.

Tiempo de uso del BC

Carga a la cuenta de la habitación

Fuente: http://www.mailxmail.com/curso-hoteleria-recepcionista-perfil-funciones-2/recepcionista-hotel-telefonista-manejo-bussines-center