Balance General y Flujos de efectivo en hoteles

Si por aluna razón buscas información valiosa que puede cambiar el rumbo de tu organización, no dejes pasar por alto esta importante Herramienta Financiera.

Balance General

Antes de abordar este tema quiero confesar que el tema del balance general muy pocas veces es motivo de análisis a profundidad por los directivos de las empresas durante revisiones financieras por parte de quienes se dedican a la hotelería, esto es muy común y seguramente es un tema que abordan los financieros o los “gurús” de las finanzas de diversos hoteles o cadenas hoteleras, ya que el enfoque es principalmente en los resultados obtenidos en el GOP y EBITDA, y directamente en los indicadores que del mismo emanan, pero pocas veces el Gerente General del hotel conoce a fondo la forma de interpretar el Balance General, sin embargo, dentro de las entrañas del mismo podemos encontrar datos importantes que derivan de las decisiones del Ejecutivo Hotelero, un ejemplo de ello es la razonabilidad de los activos circulantes menos los pasivos a corto plazo, es decir, la capacidad que tiene el hotel para hacer frente a sus compromisos en el corto plazo, la decisión de otorgar créditos sin soporte documental y su repercusión en la cartera o grandes inventarios en almacenes con el costo que ello representa, o que decir de la cuenta de huéspedes, cuantas veces nos hemos percatado si esta información refleja exactamente los huéspedes que están en casa al cierre de mes, la aplicación de los depósitos por reservaciones y reembolsos a agencias, entre mucha otra información que de ello emana.

Su nombre se originó de la palabra “balanza” que muestra precisamente el equilibrio o igualdad que existe entre el total de recursos de la empresa y la suma de las deudas más las aportaciones de sus propietarios.

Balance General ó Estado de Situación.- Es el documento que presenta la situación financiera de un negocio en una fecha determinada, integrado por activos, pasivos y capital.

Con el fin de que el balance se pueda interpretar con mayor facilidad, el Activo y el Pasivo deben aparecer clasificados correctamente.

El Balance General debe contener los siguientes elementos:

Razón o denominación social

Fecha en la que se presenta, ejemplo: Al 31 de diciembre del 2010

Cifras expresadas en (moneda de curso legal del país)

Encabezado

Contenido Activos – Pasivo – Capital

Firmas Contador Público

El balance general se presenta mediante la siguiente ecuación:

A             =             P             +             C

Activo   =             Pasivo   +             Capital

FORMAS DE PRESENTACIÓN.

En forma de reporte.

En Forma de Cuenta

DETALLE DE LAS CUENTAS DE BALANCE GENERAL

ACTIVO.

Se denomina ACTIVO al total de recursos que posee la empresa y tiene derecho a poseer, Los bienes y derechos que tiene la empresa para el desarrollo de sus actividades se agrupan en función al mayor o menor grado de disponibilidad; esta disponibilidad se refiere a la mayor o menor facilidad que se tiene para convertir en dinero en efectivo el valor de un determinado bien, y en atención a esta disponibilidad se clasifican en tres grupos.

CIRCULANTE

CLASIFICACION

DEL ACTIVO       FIJO

DIFERIDO

ACTIVO CIRCULANTE.

Está conformado por los recursos con los cuales la empresa realiza directamente sus operaciones principales, es decir la compra y venta de mercancías y que se convierten fácilmente en dinero efectivo.

EFECTIVO EN CAJA.- Es donde se registran los movimientos de efectivo.

FONDOS FIJOS DE CAJA.- Utilizados normalmente en los hoteles y los más comunes son:

Fondo fijo caja General

Fondo Fijo de Recepción

Fondo fijo de fin de semana

Fondo fijo de Compras

Aumenta: Cuando se entrega un fondo fijo mediante resguardo que firma el responsable del mismo y también quien hace entrega del mismo, normalmente es el contralor del Hotel.

Disminuye: Por la entrega del fondo al Contralor del hotel cuando se hace cambio a otro responsable o el empleado deja de pertenecer al hotel.

BANCOS.- Cuenta donde se registran los depósitos bancarios a favor de la empresa y los retiros con los cheques expedidos.

Aumenta: Cuando se deposita dinero en una institución bancaria.

Disminuye: Cuando se expiden cheques a favor de terceras personas.

Es muy importante mencionar que cada mes debe efectuarse la conciliación bancaria debido a que es necesario identificar las partidas en conciliación e identificar el por que de dichas partidas, ejemplo las comisiones bancarias, depósitos no identificados de huéspedes, es decir que aparecen en el estado de cuenta bancario pero no registrados en la contabilidad, cheques en transito, es decir, aquellos entregados pero que a la fecha de cierre aun no han sido cobrados.

HUÉSPEDES.- En esta cuenta se reflejan los saldos de las cuentas de los huéspedes que permanecen en el hotel al cierre del mes, es importante mencionar que esta cuenta deberá estar integrada y cotejada contra el guest leadger (listado de huéspedes). A fin de mes.

Aumenta: Los las rentas que se registran en el front por cada ocupación noche.

Disminuye por las aplicaciones de los pagos o transferencia a la cuenta por cobrar en caso de haber otorgado crédito.

CLIENTES (agencias Mayoristas, minoristas, Grupos, líneas aéreas .- Es donde se registran los adeudos de terceros al hotel por estancias y cargos varios que adquirieron a crédito, así como sus pagos.

Aumenta: Cada vez que se venden estancias o consumos a crédito.

Disminuye: Cuando el cliente paga parcialmente o liquida su cuenta, o cuando se le concede un descuento y cuando hay ajustes en la cuenta del cliente contra lo contratado.

DOCUMENTOS POR COBRAR.- Los documentos que se registran en ésta cuenta son los títulos de crédito que firman los clientes a favor del hotel, para garantizar la liquidación de sus adeudos.

Aumenta: Cuando se reciben letras de cambio ó pagarés a favor de la empresa.

Disminuye: Cuando se cobra ó cancela alguno de estos documentos.

DEUDORES DIVERSOS.- Aquí se registran las deudas de las personas que deben al hotel por concepto distinto a estancias o consumos.

Aumenta: Cada vez que se le queda a deber a la Hotel por un concepto distinto a la compra de mercancías.

Disminuye: Cuando le pagan parcial o totalmente a la Hotel los adeudos adquiridos por un concepto distinto a la compra de mercancías.

INVENTARIOS.- Es donde se registran los movimientos de todo aquello que el Hotel compra para ser vendido o para ofrecer el servicio.

Los más comunes son:

Alimentos

Bebidas

Suministros

Papelería

Mantenimiento

Aumenta: Cuando el Hotel compra inventarios y por ajustes por inventarios físicos.

Disminuye: por las salidas del almacén y por ajustes por inventario

I.V.A. ACREDITABLE.- Es el impuesto que le trasladan a el Hotel por la compra de mercancías o bienes gravados.

ACTIVO FIJO (CAPEX)

Integrado por bienes que el Hotel adquiere no para venderlos sino para usarlos en el desarrollo de sus operaciones estas cuentas se definen a continuación.

TERRENOS.- Registra los predios que pertenecen a el Hotel.

EDIFICIOS.- Registra el valor del local o edificio en donde está ubicado el negocio y se realizan las operaciones, siempre que sea de su propiedad.

MOBILIARIO Y EQUIPO.- Considera a los escritorios, sillas, mesas, mostradores, vitrinas, libreros, sumadoras, máquinas de escribir, equipo de cómputo, básculas, etc., que posee y utiliza el Hotel.

EQUIPO DE TRANSPORTE.- Registra los vehículos que posee y utiliza el Hotel para el reparto o entrega de mercancías, tales como camiones, camionetas, motocicletas, bicicletas, etc.

MAQUINARIA Y EQUIPO.- Registra el conjunto de máquinas de las que se sirve el Hotel para realizar su producción.

EQUIPO DE COMPUTO.- Registra el valor de los equipos de computo que requiere el hotel para su administración y operación.

DEPÓSITOS EN GARANTÍA.- Registra los depósitos efectuados mediante un contrato, para garantizar el pago de algún servicio o el valor de un aparato que se va a utilizar, como ocurre por ejemplo con la instalación de un medidor de luz.

Aumenta: Cuando se deja en guarda dinero o valores.

Disminuye: Cuando le devuelven a el Hotel el depósito mencionado por término del contrato o por su cancelación.

ACTIVO DIFERIDO.

Muestra los pagos que efectúa el Hotel por anticipado por la adquisición de un bien material o la percepción de un servicio que no consume de inmediato, sino que utilizará en un lapso posterior paulatinamente, estas cuentas se describen a continuación.

GASTOS DE INSTALACIÓN.- Representa el valor de los actos efectuados para acondicionar el local a las necesidades del negocio, darle comodidad y presentación; representa una inversión.

Aumenta: Por cada gasto que se efectúe para acondicionar el local.

Disminuye: Por la parte proporcional que de dichos gastos se vaya amortizando por el transcurso del tiempo.

GASTOS DE PREAPERTURA.- Representa los gastos que efectúa el Hotel antes la apertura del hotel en el aspecto contable y administrativo, lanzamiento de marca, entre otros. Sueldos, capital de trabajo, publicidad de lanzamiento, etc.

PUBLICIDAD Y PROPAGANDA.- Registra la propaganda y publicidad, medios por los cuales se da a conocer la actividad del negocio, ejemplo folletos, volantes, anuncios en revistas, diarios, etc.

PRIMAS DE SEGURO RESPONSABILIDAD CIVIL, TODO RIESGO, SEGURO DE GASTOS MÉDICOS, SEGURO DE VIDA.- Registra los pagos que hace el Hotel a las compañías aseguradoras por concepto de seguros de la propiedad, para los empleados y ejecutivos y ante terceros, destacando los relativos a la propiedad, contra cualquier riesgo.

Aumenta: Cada vez que se pague a una compañía por una prima de seguro.

Disminuye: Por la parte proporcional que se haya disfrutado del servicio de las primas pagadas.

RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO.- Registra cuando el Hotel renta por anticipado el local que se ocupa.

Aumenta: Cada vez que el Hotel paga rentas anticipadas.

Disminuye: Por la parte proporcional que se haya disfrutado del servicio en el transcurso del tiempo.

INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO.- Registra los intereses que paga el Hotel antes de la fecha de su vencimiento, generalmente en préstamos en que le descuentan los intereses.

Aumenta: Cada vez que se paguen intereses anticipadamente.

Disminuye: Por el valor de los intereses que se vayan devengando con el transcurso del tiempo.

PASIVO.

Contablemente se denomina PASIVO al total de las deudas y obligaciones contraídas por el Hotel.

La clasificación de estas deudas y obligaciones se hace de acuerdo al grado de exigibilidad, que es el menor o mayor plazo de que dispone el Hotel para liquidar una deuda o una obligación.

CORTO PLAZO

LARGO PLAZO

DIFERIDO

PASIVO A CORTO PLAZO

Formado por deudas y obligaciones que tiene que pagar el Hotel a un corto plazo (generalmente menor a un año), deudas por compras de bienes principalmente mercancías u obligaciones derivadas de préstamos recibidos, las cuentas a que se refiere esta descripción se explican a continuación.

PROVEEDORES.- Registra adeudos de el Hotel por la compra de mercancías a crédito, por las cuales el Hotel no dio ninguna garantía documental.

Aumenta: Cada vez que se compran mercancías a crédito.

Disminuye: Cuando se paga parcialmente, se liquida el adeudo, se devuelve mercancía al proveedor ó éste concede a el Hotel alguna rebaja.

DEPÓSITOS POR RESERVACIONES.- Se registra el monto por los pagos efectuados con anticipación por un huéspedes en la que se puede identificar claramente la fecha de reservación, el monto, cuartos noche, estancia, etc.

ANTICIPOS DE CLIENTES.- En esta cuenta se registran anticipos de agencias mayoristas, minoristas, Tour Operadores, mediante el cual queda garantizado un Allotment (cuartos garantizados mediante contrato) a una tarifa específica, pactada y el precio varía de acuerdo a lo estipulado en el contrato de tarifas para cada cliente en específico.

DOCUMENTOS POR PAGAR.- Registra las compras de mercancías, mobiliario, o cualquier otro bien adquirido por el Hotel a crédito, por las cuales firma documentos tales como letras de cambio, pagarés, etc.

Aumentan: Cuando le expiden a el Hotel documentos a su cargo.

Disminuyen: Cuando el Hotel pague parcial o totalmente ó cancele alguno de estos documentos.

I.V.A. POR PAGAR.- Es el impuesto al valor agregado que el negocio traslada cuando vende mercancías gravadas.

IMPUESTOS POR PAGAR.- Se registra la provisión de ISR (Impuesto sobre la Renta) o IETU (impuesto empresarial a tasa única).

ACREEDORES DIVERSOS.- Registra las deudas que contrae el Hotel por la compra de algún bien distinto a la mercancía, es común el registro de la luz, agua, honorarios profesionales, entre otros.

Aumenta: Cada vez que se adquiere un bien distinto a la mercancía.

Disminuye: Cuando se paga total o parcialmente el adeudo del bien distinto a la mercancía ó este valor se devuelve.

PASIVO A LARGO PLAZO

Integrado por los adeudos que debe cubrir el Hotel a largo plazo (generalmente más de un año). Estas deudas se originan generalmente por la adquisición de bienes inmuebles tales como terrenos, edificios, o equipos, etc., estas compras se garantizan con la firma de documentos a cargo a largo plazo, y dichas cuentas se describen a continuación:

DOCUMENTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO.- Registra los documentos a cargo de el Hotel como letras de cambio o pagarés con vencimientos mayor a un año que se firman como garantía generalmente por la adquisición de activos fijos.

Aumenta: Cada vez que el Hotel tiene a su cargo algún documento con vencimiento mayor de un año.

Disminuye: cuando el Hotel pague parcial o totalmente el adeudo o cancele alguno de estos documentos.

ACREEDORES HIPOTECARIOS O HIPOTECAS POR PAGAR.- Registra cuando el Hotel obtiene algún préstamo por el cual otorga como garantía la escritura de sus bienes inmuebles (terrenos ó edificios).

Aumenta: Cuando se reciben préstamos cuya garantía la constituye un bien inmueble.

Disminuye: Por los pagos que se hagan a cuenta por la liquidación a dichos préstamos.

PASIVO DIFERIDO.

Es donde se incluyen los ingresos que ha recibido el Hotel anticipadamente por los cuales está obligada a prestar sus servicios, generalmente se trata de intereses y rentas cobradas anticipadamente.

En contabilidad estas cantidades recibidas con anticipación a la prestación del servicio se convierten en ganancias, y se conceptúan como PRODUCTOS, con el objeto de explicarlos se detallan a continuación:

RENTAS COBRADAS POR ANTICIPADO.- Cuando el Hotel renta parte del local que no utiliza ó mobiliario de su propiedad, registra bajo éste concepto lo cobrado anticipadamente. Al paso del tiempo estas cantidades pagadas por anticipado se convierten en un producto o ganancia para el Hotel.

Aumenta: Cada vez que se cobren rentas anticipadas.

Disminuye: Por la parte proporcional que de dichas rentas se haya hecho menor conforme el transcurso del tiempo.

INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO.- Registra los intereses que aún no estando vencidos se cobran anticipadamente.

Aumenta: Cada vez que se cobren intereses anticipadamente.

Disminuye: Con la parte proporcional que de dichos intereses se vayan devengando.

Fuente: Fuente:http://lmanuel.com/2011/09/21/balance-general-y-flujos-de-efectivo-en-hoteles/