Gestión de compras con alto impacto

La gestión de compras puede convertirse en el talón de Aquiles de un negocio hotelero si se tiene en cuenta que un gran porcentaje de los ingresos totales es destinado para este fin. De esta manera, se hace evidente la necesidad de contar con un excelente desarrollo en dicho proceso.

La función de un área de compras puede depender en gran medida del tamaño del hotel, sin embargo, es necesario ser consciente de que sea cual sea el caso, una buena gestión de compras va a tener un impacto positivo en las finanzas de la compañía, si tenemos en cuenta que en dicho departamento pueden moverse cifras como los 122 millones de pesos que compró en Alimentos y Bebidas, en el mes de enero el Hotel Sheraton de Bogotá.

Además, resulta de gran importancia que el área de compras funcione bajo una estrecha relación con departamentos distintos, como la dirección general, contabilidad, almacén, etc. para la fijación de políticas, procedimientos, análisis de costos, políticas financieras y presupuestos, logística, inventarios, stocks, entre otros.

Deben gestionar teniendo en cuenta las necesidades de cada departamento, como explica Carlos Moreno Moreno, Líder de Proyecto de BH Hoteles, “en nuestro caso, el proceso de compras se hace en el departamento de contabilidad y se supervisa por la Dirección de cada hotel. Siendo una cadena en la que los ingresos por alojamiento representan más de un 90% de los generados por el hotel, el área de compras se centra principalmente en la negociación de los insumos de este departamento”.

Claves para la gestión de compras

Según Yina Agudelo, Jefe de Compras del Hotel Sheraton de Bogotá, dentro de las claves para realizar una buena gestión de compras está el conocer con claridad qué se va a pedir, qué se necesita, saber las características del producto, ponerse de acuerdo con la persona encargada de cada área y saber para qué es, cómo lo necesitan y qué esperan del mismo, de manera que el departamento de compras cuente con las herramientas para pedirlo al proveedor. 

Sobre todo el precio y la calidad son factores muy importantes. Sin embargo, como explica Agudelo, “no siempre compramos al mejor precio. Aunque uno quisiera hacerlo, hay valores agregados que tienen los productos que influyen en su precio. Por ejemplo, si tengo dos productos iguales y uno viene de una empresa certificada con HACCP, y BPM, pues tengo un producto que me da confianza, contrario a lo que puede pasar con una empresa que no tenga estas certificaciones. Entonces ahí es cuando uno piensa en pagar un poco más por el producto, por la tranquilidad y confianza de saber lo que se está comprando y lo que le estamos ofreciendo a nuestros clientes”.

Cuando se trata de grandes volúmenes sí es mucho más importante el precio, “en el caso de un producto que no sea tan específico como alimentos y bebidas sino como el papel higiénico, que lo ofrecen muchas empresas, haciendo un buen volumen se puede hacer un buen precio, esto también nos permite compensar los gastos”, puntualiza Agudelo.

La búsqueda y selección de proveedores debe realizarse continuamente con el fin de contar siempre con un amplio portafolio de productos. Para definir los proveedores es necesario hacer evaluaciones que permitan garantizar la calidad no solo de los productos, sino de sus distribuidores. Los hoteles y en general las empresas deben contar con un programa de calificación o evaluación que cubra aspectos como los precios y las condiciones de pago, los plazos de entrega, la capacidad técnica y de producción, la calidad de los productos, sus controles de calidad, trayectoria, experiencia y reconocimiento en el mercado, líneas de productos, etc. 

Una gran estrategia en materia de evaluación fue la realizada el año pasado por la cadena Estelar, quien premió la excelencia de sus proveedores por medio de una encuesta diligenciada por el departamento de compras y almacén de todos sus hoteles, en la que según explica Wolf Alexandrovich, Gerente de Proyectos Especiales de Hoteles Estelar S.A, “se evaluaron aspectos como la competitividad, calidad, cumplimiento en la entrega, y la asesoría del ejecutivo de cuenta en la zona”.

La premiación se hizo para la categoría de alimentos y bebidas, y de suministros, donde resultaron ganadores La Recetta y Diversa, respectivamente.Como menciona Yina Agudelo del Hotel Sheraton, el proceso de compras debe ser muy juicioso, “nosotros comprobamos las referencias comerciales, visitamos las plantas de producción, hacemos pruebas de los productos e incluso en el momento de la entrega evaluamos los vehículos de distribución y el personal a cargo, todo esto con el fin de confirmar todos los detalles, sobre todo, en el tema de alimentos y bebidas que es tan delicado”.

Por otro lado, la cadena Estelar ha venido trabajando en la evolución tecnológica y de gestión de compras, y desde el año pasado han venido centralizando diferentes procesos como las negociaciones con los proveedores en términos de precios, plazos de pago, garantías, etc., e implementando sistemas tecnológicos, de códigos de barras y próximamente EDI (Sistema de Intercambio de Datos).

Proveedores especializados como fortaleza para las compras

Una de las principales herramientas para maximizar las experiencias de los huéspedes en los hoteles se encuentra en los detalles, bien sean en el servicio, comodidad, entretenimiento, tecnología, etc. Por lo que en la mayoría de los casos las empresas se han visto obligadas a desarrollar productos personalizados y especiales de acuerdo con su concepto.

Sin embargo, lograr los estándares de calidad, apariencia, utilidad y precios en los diferentes insumos nace de un trabajo continuo del área de compras de los hoteles con muchos de sus proveedores.

Para esto, los distribuidores han tenido que adaptarse para atender las exigencias de este mercado en diferentes campos. Uno de los ejemplos está en la relación que la cadena Sheraton en Bogotá construyó con su proveedor Distihogar, como cuenta Yina Agudelo, “por ejemplo, el estándar de la cadena para nuestras sábanas es 50% poliéster, 50% algodón y de 300 hilos, aquí en Bogotá las conseguíamos de 300 hilos pero 100% algodón, no con la mezcla que necesitábamos. Sin embargo, ahora Distihogar es nuestro proveedor y nos está desarrollando toda esta parte de sábanas, fundas, y protectores de acuerdo con los requerimientos de la cadena. Así, trabajamos muy de la mano con ellos”

Sin duda, lo más importante es lograr un balance entre los costos y el producto que se recibe, como explica Agudelo, en el caso de los proveedores especializados. “Aunque el producto final no tiene que ser idéntico, tiene que cumplir con la misma función obviamente y a la vista debe ser igual, aunque no siempre sean del mismo material porque a veces no es posible conseguirlos en Colombia”

Por otro lado “también hay cosas que por dinero nos sirve más importarlas porque no nos resultan tan costosas o porque algunos casos los proveedores nos ofrecen productos que también importan, y por lo tanto, nos sale más económico hacerlo nosotros directamente”, concluye Agudelo.

Sin duda, lo más importante es establecer relaciones con los proveedores que se conviertan en un gana-gana como lo menciona Wolf Alexandrovich, “en un mercado tan competido como el de hoy, tanto por el lado de la compra como por el de la venta se necesita estrechar el vínculo para que los dos terminemos creciendo”.

Fuente: http://www.revistalabarra.com.co/ediciones/ediciones-2010/Edicion-38/hoteles-18/gestion-de-compras-con-alto-impacto.htm