Abrir un nuevo hotel siempre es una tarea compleja, no solo por el esfuerzo económico y de tiempo que supone, sino también porque es necesario prestar atención a una amplia y variada cantidad de detalles que harán que el resultado final sea un éxito o un fracaso. En este escenario, muchas veces se suele pasar por alto el contar con un plan diseñado para la etapa previa a la apertura de un nuevo hotel, lo que es un craso error si consideramos la importancia que tiene este plan para el devenir del nuevo proyecto.

Como en IHCS entendemos que muchas veces no se presta atención al valor que tiene contar con un buen plan de preapertura de un hotel, hoy hemos decidido desarrollar este artículo para explicar en qué consiste y cuál es su importancia.

¿QUÉ ES UN PLAN DE PREAPERTURA DE UN HOTEL?

Un plan de preapertura de un hotel es, básicamente, una planificación desarrollada con el objetivo preparar y posicionar al futuro hotel en el mercado, reclutar los recursos humanos necesarios y establecer los estándares que se seguirán en las diferentes funciones operativas que se llevarán a cabo una vez que el hotel esté en marcha (estándares de servicio, procedimientos operativos y administrativos, planes de comercialización, etc).

¿CUANDO DEFINIR EL PLAN DE PREAPERTURA DE UN HOTEL?

Por norma general, se define un plazo de entre 12 y 18 meses para hoteles grandes y medianos, y entre 6 y 9 meses para aquellos que poseen menos de 50 habitaciones. Lógicamente, esto es un estimativo que suele funcionar bien en líneas generales, aunque siempre es mejor que el plazo se adapte a las necesidades del proyecto.

¿CUÁLES SON LAS TAREAS QUE INCLUYE UN PLAN PARA LE ETAPA PREVIA A LA APERTURA DE UN NUEVO HOTEL?

Como es lógico pensar, las tareas y acciones que contempla un plan de preapertura de un hotel son muchas y muy variadas, por lo que lo mejor y más práctico es dividirla en diferentes áreas que permitan una mayor comprensión y una mejor ejecución. Así, podemos dividir las tareas de este plan dentro de las áreas de Recursos Humanos, Marketing, Financiación e Inspecciones y Categorización.

LOS RECURSOS HUMANOS EN EL PLAN DE PREAPERTURA

En esta parte del plan de preapertura debemos centrarnos, al principio, en lo relacionado a la contratación de quienes serán la fuerza de trabajo del hotel, comenzando por los puestos más altos, como el de Gerente General, Director/a de Marketing y Ventas, Director/a Financiero/a, etc. Una vez que se tengan estos puestos definidos se pasa al siguiente escalafón, y así se irá bajando hasta cubrir todos los puestos necesarios.

Antes de la apertura de un nuevo hotel es también fundamental preparar y capacitar a todos los empleados en el correcto desarrollo de sus funciones, cosa que también deberá estar detallada en el plan de preapertura. De esta forma, gracias a este plan estaremos en poder de un equipo de trabajo preparado para convertir el nuevo proyecto hotelero en el éxito que se espera.

EL MARKETING EN EL PLAN DE PREAPERTURA

La segunda parte del plan desarrollado para la etapa previa a la apertura de un nuevo hotel se centra en el desarrollo comercial del proyecto. Así, esta parte es la encargada de definir cuál será la identidad corporativa del hotel, así como la campaña de marketing que ha de seguir. En el mismo sentido, se definirán la política de precios y los canales de distribución y venta que se utilizarán para comercializar los distintos servicios del hotel.

Por último, pero no menos importante, la parte dedicada al marketing del plan de preapertura se encargará también de la venta de habitaciones previa a la apertura, de forma que no exista una dilación innecesaria en la adquisición de nuevos visitantes desde el momento de la inauguración.

LA FINANCIACIÓN EN EL PLAN DE PREAPERTURA

Como en todo proyecto, una correcta planificación financiera es fundamental para conseguir los mejores resultados. En este sentido, el plan de preapertura se encargará de definir el presupuesto para toda la fase de preapertura, así como también para los primeros 12 meses de operaciones del hotel. La forma en la que se gestionará dicho presupuesto también será determinada por el plan de preapertura, del mismo modo que definirá cómo se gestionarán los riesgos e intentará reducir los imprevistos financieros a cero.

LAS INSPECCIONES Y CATEGORIZACIÓN EN EL PLAN DE PREAPERTURA

Esta etapa del plan se centra en preparar al hotel para recibir las inspecciones que hagan falta a fin de conseguir todos los permisos necesarios (incluso aquellas inspecciones que uno creería poco probables): desde la inspección de la gestión de Prevención de Riesgos Laborales o la inspección de los ascensores hasta la que vaya a llevar a cabo el Grupo Hotelero Internacional del que formará parte el hotel (en el caso de que así fuere, claro está), el plan de preapertura tiene como objetivo que el hotel esté absolutamente preparado para superar estas y cualquier otra inspección.

Como podemos ver, la importancia del plan de preapertura de un hotel radica en que actúa de manera transversal por las diferentes etapas del proceso de preparación, permitiéndonos así organizar todo el proceso de forma ordenada, clara y sistemática.

Esperamos que este artículo te haya servido para aclarar un poco lo relacionado con el plan de preapertura de tu futuro hotel. Si quieres más información al respecto, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y te contaremos cómo, a través de nuestro servicio de Desarrollo de Proyectos, te ayudaremos en la creación y ejecución de este plan.