DOT Hotels & Resorts, cadena flexible que franquicia hoteles independientes, realizó un webinar gratuito, donde enseñó a los hoteleros cómo preparar el presupuesto financiero de su hotel. Durante el webinar, Iñaqui Gonzalez, CEO de DOT Hotels, explicó a través de una plantilla en formato Excel cómo calcular la tarifa del hotel, el porcentaje de ocupación, los ingresos del hotel por áreas y los egresos. 

Tarifa del hotel

La tarifa promedio del hotel puede ser hecha en función de datos históricos de la empresa, de cómo el hotel se proyecta al futuro y a ello agregar el ambiente externo.

En el caso de hoteles nuevos, Iñaqui explicó la forma en la cual DOT Hotels define la tarifa de los hoteles independientes que se unen a la franquicia. “Se realiza una biblia de tarifas, un plan de revenue, donde en función de la tarifa de nuestros competidores y a donde queremos apuntar, definiremos nuestra tarifa.”

Ocupación del hotel

El porcentaje de ocupación del hotel va variando mensualmente en función de la temporada, que puede ser alta o baja, y la tarifa promedio mensual designada.

RevPAR

El RevPar (Revenue per available rate), es el total de la división entre los ingresos de habitaciones totales y la cantidad de habitaciones disponibles. También se puede calcular con la multiplicación de la tarifa promedio diaria por el porcentaje de ocupación.

RevPar = Total ingresos de Hab. Totales / n° de Hab. Disponibles

RevPar = (Tarifa Promedio Diaria) x  (% Ocup. diaria)

Presupuesto de Ingresos de los distintos departamentos

Habitaciones

Iñaqui recomendó que, al iniciar la elaboración de un presupuesto, se debe arrancar con los ingresos. En el caso de los ingresos por habitaciones, se realiza una tabla en formato Excel de todos los meses del año y la cantidad de días de cada mes.

También, se agrega la tarifa promedio mensual. Si la tarifa se encuentra en dólares, se debe agregar al presupuesto el tipo de cambio. Esto depende mucho del destino donde se trabaja.

Hay destinos donde la tarifa se expresa en moneda local del lugar, principalmente en destinos con alta afluencia de público local, por lo tanto no hace falta tener la tarifa en dólares.

Todas las tarifas promedio de habitación mensuales se colocan sin impuestos IVA (impuesto al valor agregado) o llamado IGV en Perú y sin comisiones, en caso la tarifa tenga comisiones de intermediación. Es decir, una tarifa neta.

Con todos estos datos, se realiza una multiplicación integral y automáticamente nos da las ventas totales en dólares y en moneda local.

VENTAS TOTALES = (Tarifa Promedio Mensual) x (Tipo de Cambio) x ( n° Hab. Vendidas) x ( n° Días del mes) x ( % Ocup. mensual)

Alimentos y Bebidas

A la hora de realizar presupuesto de ingresos del área de Alimentos y Bebidas (A&B), hay que considerar tres opciones:

1. REstaurante Cena,
2. Media pensión (cuando la persona se quede a comer en el hotel), y
3. Almuerzo y Snack bar (café, tostado de la tarde, etc.).

Lo primero es buscar la cantidad de noches vendidas durante el mes. Este dato es el resultado del producto de la cantidad de habitaciones vendidas diarias por los días del mes por el % de ocupación y por los huéspedes promedio por habitación).

n° Noches vendidas al mes = (n° Hab. Vendidas diarias) x (% Ocup.)  x (Huéspedes promedio por habitación)

El resultado será la cantidad de noches vendidas que es igual al tráfico mensual que se tiene todos los días de las pernoctaciones.

Desde ese dato, se puede averiguar el porcentaje de cada una de las 3 líneas de A&B (Restaurante y Cena, Media pensión, y Almuerzo y snack bar). Iñaqui destacó que el porcentaje varía dependiendo de la ubicación del hotel, cuanto más alejado esté el hotel, más probabilidades de que tomen los servicios y también de qué tan bueno es el restaurante.

Una vez obtenido el porcentaje de cada línea de A&B se multiplica por la cantidad de noches vendidas durante el mes, y se obtiene como resultado las noches cubiertas con la determinada línea de servicio.

n° Noches vendidas al mes x ( % Restaurante y Cena) = Noches cubiertas

Noches cubiertas x Ticket Promedio de comida = Venta de Restaurante y Cena

Esta operación se repite con el % de Media Pensión y con el % de Almuerzo Y Snack Bar para obtener la Venta de cada una de estas.

Este dato se multiplica con el ticket promedio de comida y se obtiene finalmente la venta total en el servicio de alimentos y bebidas.

Venta total en el servicio de alimentos y bebidas = Venta de Restaurante Cena + Venta de Media Pensión + Venta de Almuerzo y Snack Bar

Al final sumamos todas las ventas totales obtenidas de las 3 líneas de servicio y obtenemos el total de ventas de alimentos y bebidas mensuales y anuales.

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Otros ingresos

Para aquellos hoteles que tienen más fuentes de ingreso, para hallar los ingresos del frigobar, eventos corporativos, spa y otros departamentos, que suelen ser menores, se puede realizar de igual manera al del área de alimentos y bebidas, o también designar un porcentaje constante sobre los ingresos del alojamiento, por ejemplo un 4% de los ingresos del alojamiento.

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Egresos y costos del hotel

Cuando se habla de egresos del hotel, se comienza identificando los gastos Operativos. En este caso se puede clasificar por rubros y por la cuenta contable, lo que permite agrupar los costos por rubro y si se desea ver más específicamente, por cuenta contable.

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Los aspectos a tener en cuenta en los gastos operativos son:

1. Recursos humanos (gasto más importante)
2. Indemnizaciones
3. Comida de personal
4. Amenities
5. Desayuno
6. Limpieza
7. Lavandería
8. Costo de Alimentos y Bebidas
9. FF&E ( Fixture, Furniture and Equipment) reposición de insumos no fijos del hotel, por ejemplo de las sábanas, alfombras, vajilla, normalmente es 2 o 5% de los ingresos.
10. Servicios públicos y mantenimiento ( luz, agua, gas)

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Recursos Humanos

El egreso más fuerte en un hotel siempre son los empleados. Según Iñaqui Gonzalez, recomienda que en promedio este costo debería estar entre el 40 a 50% de los ingresos totales. Para hallar los gastos se hace uso de una hoja en formato planilla que incluye la información del puesto laboral, la cantidad de trabajadores por puesto, el departamento del hotel, el rubro, el sueldo neto, y la carga + sac (todo el desembolso extra de lo que el empleado recibe en mano, por ejemplo, cargos sociales, aportes patronales, sueldo anual complementario).

Se deben sumar las dos cantidades (sueldo neto total y la carga +sac total) y se obtiene el costo total de cada puesto laboral. De este total se divide entre la cantidad de puestos en total y se obtiene el costo promedio por empleado.

Costo Total de cada puesto laboral= Sueldo neto total del empleado + Carga SAC total

Costo promedio por empleado = Costo Total de cada puesto laboral / n° Puestos en total

“El costo de empleado impacta mucho en el hotel, por lo tanto los hoteles deben ser eficientes y tener un ojo en la productividad de sus trabajadores”, afirma Iñaqui Gonzalez.

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Otros Costos

Alimentos y Bebidas

Según Iñaqui Gonzalez, el costo de alimentos y bebidas debería solo representar el 30% de los ingresos de alimentos y bebidas. Es el segundo costo más importante a tomar en cuenta en el hotel para cuando se realiza el presupuesto.

Desayuno

En el caso del costo del desayuno, se obtiene dividiendo el costo total de compras de desayuno entre la cantidad de huéspedes noche totales.

Costo del desayuno = Costo total de compras de desayuno / n° de huéspedes noche totales

Limpieza

El costo de la limpieza se realiza por habitación ocupada, es decir que el costo de productos de limpieza de habitaciones se calcula en base al producto del costo de los insumos de limpieza por habitación, por la cantidad de room nights. La Lavandería también se realiza por habitación ocupada, puede ser interna o externa.

FF&E (Fixture, Furniture and Equipment)

El costo de los FF&E (Fixture, Furniture and Equipment) se refiere a la reposición de insumos no fijos del hotel, Normalmente representa un 2 a 5% de los ingresos para ser eficiente, por ejemplo el costo de las sábanas, alfombras, vajilla que se reponen a causa de un robo, de una pérdida o de un mal manejo.

Este costo se confunde con inversión muchas veces. La diferencia es que inversión tiene la intención de generar ingresos a futuro, como una ampliación de una cocina, mientras que la FF&E no.

Es importante mencionar que también se considera la inflación mensual para actualizar todos los costos operativos exceptuando el de recursos humanos.

Finalmente se obtendrá la diferencia de ingresos y egresos operativos, que sería el resultado operativo del hotel o GOP (Gross Operating Profit). Iñaqui recomienda que el hotel está en buenas condiciones si el resultado representa el 40 o 50% de los ingresos, más arriba sería un resultado incluso más óptimo. “Este resultado sirve también para comparar nuestro hotel con un competidor y ver el estado en que nos encontramos” resalta Iñaqui Gonzalez.

GOP (Gross Operating Profit) = Ingresos Operativos – Egresos Operativos

EBITDA = GOP (Gross Operating Profit) – Egresos de Operativos

Luego de hallar el GOP del hotel, se restan finalmente los egresos no operativos, como la inversión, los impuestos y tasas, gastos que no están relacionados con la eficiencia del hotel sino el panorama externo. El resultado es el EBITDA (resultado operativo neto antes de las amortizaciones y depreciaciones) que para un hotel eficiente debería ser un 20 a 30%.