AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Como ya hemos reiterado, todo el hotel funciona como un gran engranaje donde las tareas tienen que tener una perfecta sincronización, hemos visto también lo que significa ser un empleado “polivalente“ y lo dinámico del trajinar de un establecimiento de servicios, es que vamos a dar algunas nociones, del trabajo que cumple un auxiliar administrativo. Como así también las acciones que debe tomar la administración del hotel para,obtener resultados en su gestión.

FUNCIONES

Al comenzar la temporada: Revisar y actualizar todos los circuitos administrativos del hotel.

Durante la temporada: Apoyo y control de la parte operativa y control de cobranzas y pagos.

Fin de temporada: Analizar resultados y elevar informes sobre la gestión general del hotel.

TAREAS

CONTROL DE GESTION (1)

En hotelería se usan distintas herramientas de control de gestión, encontrándose en ellas tres estudios muy aplicados en el seguimiento de la operación:

PRESUPUESTO

ESTADISTICAS

ANALISIS

El Presupuesto (Budget) es una herramienta de confección previa a un periodo que se desea controlar; mientras que Estadísticas es un método para estudiar los resultados que se obtuvieron en ese periodo.

El primero se basa en una estimación y el segundo se compone de los datos reales, mientras que el Análisis es a partir la comparación entre los dos estudios mencionados,usándose la relación porcentual.

CONTROL DE GESTION

PRESUPUESTO

La confección de un Presupuesto deberá tener en cuenta:

1) Las capacitación al personal del hotel

2) El plus ofrecido en los servicios

Esta combinación permitirá tener un nivel de crecimiento respecto a los resultados obtenidos en el año Anterior.

Esa expectativa de crecimiento deberá estar reflejada en el presupuesto, convirtiéndose este en la base de comparación.

Es aconsejable hacer un seguimiento mensual de los resultados que se obtengan de la comparación, estos marcaran la tendencia de la gestión.

Su definición: proyección de una operación, en un tiempo determinado, a partir de un conjunto de datos. La elaboración de este instrumento es previa al comienzo de la (por ejemplo )temporada alta y permitirá, estimar, planificar y prever las necesidades para alcanzar el Objetivo en ese periodo.

Estimar en el periodo proyectando la Cantidad de personal afectado y los elementos promocionales, insumos,gastos e ingresos por las áreas de Front Desk, y Ventas.

ESTADISTICAS

Su definición: recopilar, ordenar y procesar datos obtenidos en un periodo determinado.

Es importante la selección del cúmulo de información para la construcción de informes estadísticos de Front Desk,.

El informe de Front Desk deberá contar con: Nivel de ocupación, composición de ocupación de singles y dobles, mix de estadía, cantidad de No Show, origen de los pax, composición promedio del  grupo familiar.

El informe del Departamento deberá contar con: Ingresos por alojamiento, tarifa promedio por habilitación vendida, ingresos por Room Service.

Fuente: www.emagister.com