El email es la mejor forma de mantenerte conectado con tus huéspedes antes, durante y después de su estancia. También te dá la habilidad de crear una relación con tus huéspedes incluso antes del check-in. ¿Cuales son los elementos esenciales que debería incluir un email dirigido a un huésped para ser útil y relevante? Aquí abajo encontrarás las plantillas de los emails más comunes para hoteles que puedes adaptar a tu propiedad. 

Además, y posiblemente más importante, los emails continúan siendo el canal preferido para los consumidores. : Un estudio global reciente de Twilio encontró que un 83% de consumidores prefiere el email a la hora de recibir comunicaciones de empresas. Con lamayoría de los hoteles enviando emails a los huéspedes, continúa siendo un canal esencial en hotelería. 

En primer lugar, ¿qué conforma una buena comunicación? 

Debe ir acorde con la marca. Primero y principalmente, el email debe combinar con la imagen y cultura de la marca: los colores, la tipografía y las imágenes deben alinearse con los valores y misión de la empresa. Además, el contenido debe estar escrito con el tono de la marca. Si tienes una marca divertida y los emails son demasiado serios, se crea discordancia.

Ser útil. Esto es relevante especialmente para comunicaciones previas a la estancia. Otros ejemplos de información útil incluyen dónde aparcar, qué hacer al llegar o eventos especiales que los huéspedes puedan considerar.

Debe ser relevante. En el estudio de Twilio mencionado arriba, el 56% de los consumidores odian las comunicaciones que no son relevantes. ¡Así que crea emails relevantes! Si añades ofertas a tus correos, asegúrate de que esas ofertas se alinean lo más posible con lo que sabes acerca del huésped.

Debe llegar en el momento preciso. Además de útil y relevante, debes enviar el email en el momento correcto. Normalmente, debe ser unos días antes de la llegada o en el momento en que se crea la reserva.

Vamos a ver las 4 plantillas de email más comunes para las propiedades hoteleras.

#1: Plantilla de confirmación de la reserva del hotel

Objetivo: Para proporcionar una confirmación de reserva instantánea con todos los detalles relevantes de los huéspedes. La confirmación de reserva ofrece paz mental a los huéspedes y reduce el volúmen de llamadas de los huéspedes que no hayan recibido una confirmación de email. Recuerda que la mayoría de los huéspedes están acostumbrados a la respuesta instantánea de las tiendas online por lo que enviar correos de confirmación manualmente puede no cubrir las expectativas de los viajeros de hoy en día.

Qué incluir: Número de reserva/booking ID, tipo de habitación, fechas de la estancia, horas de check-in/check-out, el desglose, localización e información de contacto, política de cancelación, y perfiles de redes sociales

Cada cuanto actualizar: Debes actualizar la plantilla de confirmación de reservas cada pocas semanas para incluir los próximos evento, ofertas especiales de tiempo limitado y otros elementos de interés para tus huéspedes. Al usar esta comunicación por email estratégicamente, debes aumentar tus oportunidades de ingreso. Debes actualizar la plantilla del email de confirmación cada pocas semanas para incluir eventos próximos, ofertas especiales limitadas y otros elementos de interés para tus huéspedes.Plantilla de ejemplo: SUBJECT: Tu reserva en [hotel name] está confirmada – Confirmación #[conf number]

{TÍTULO EN NEGRITA QUE REFLEJE TU MARCA}

Hola [first name]

Gracias por elegir [hotel name]. Tenemos muchas ganas de recibirte.

Aquí están los detalles de tu reserva:

Número de confirmación de reserva: [conf number]

Tipo de habitación: [room type]

Fecha de llegada: [start date] 

Fecha de salida: [end date]

Petición especial: [special requests]

Dirección: [hotel address1] 

Cancelaciones: [custom cancellation policy]

Si necesitas hacer cambios o requieres asistencia por favor llama [hotel phone] o mándanos un email a [hotel email]. 

¡Tenemos muchas ganas de recibirte en [hotel city] pronto!

[hotel name]

{FOOTER: AÑADIR ICONOS DE REDES SOCIALES/LINKS}

#2: Plantilla de email para antes de la llegada

Objetivo: Para crear emoción acerca de su próxima estancia a la vez que ofrecer información importante para su llegada. Es mucho más fácil para los huéspedes encontrar un email reciente que tener que buscar la confirmación de reserva. Al enviar el email anterior a la llegada, añadirás de nuevo todos los detalles de la reserva, además de recursos útiles para su estancia.

Qué incluir: Este email tiende a ser más largo que el email de confirmación. Incluye todos los detalles relevantes de la reserva (la mayoría de los cuales serán repetidos en el email de confirmación), tales como número de reservas, tipo de habitación, y duración de la estancia. No es común un desglose de los costes en estos emails, pero asegúrate de incluir detalles funcionales. También quieres incluir información de la propiedad (tales como detalles de check-in, dónde aparcar, normas de la casa, próximos eventos) y ofertas relevantes (como mejoras de habitación, actividades en destino, descuentos para el café o spa). También es muy común y recomendable incluir un link a una guía local creada por tu propiedad.

Cada cuanto actualizarla: Como con el email de confirmación, debes alinear las actualizaciones con el calendario de eventos de tu propiedad. Y, mientras utilices una integración de un tercero (ver la sección de más abajo para más detalles) para emparejar automaticamente las ofertas con el perfil de cada huésped, la plantilla no necesitará ser actualizada tan a menudo.Plantilla de ejemplo: ASUNTO: Tu próxima estancia en [hotel name] – Reserva # [conf number]

Hola [first name],

¡Tu estancia se acerca!Aquí tienes algunos detalles para hacer tu visita más placentera:  

Reserva # [conf number]

Guest name: [full name]

Number of nights: [nights]

Fecha de llegada: [start date] 

Fecha de salida: [end date]

Tipo de habitación: [room type]

Check in: __:__ {rellenar con tu hora de check in}

Check out: __:__ {rellenar con tu hora de check out}

Dirección: [address1] 

Parking: {AÑADIR INFORMACIÓN RELATIVA AL PARKING} (e.g. Parking es sencillo y complementario: coge un sitio en alguna parte del parking al lado del hotel o añade detalles acerca de tus tarifas de parking.)  

Información importante: {Utiliza esta sección para añadir detalles tales como: NORMAS DE LA CASA, ANUNCIOS, PÓLIZAS, DETALLES DE PAGO, INFO DEL WIFI, etc} 

Comienza tu estancia en [hotel name]

{AÑADE PROMOCIONES} EJEMPLO: Disfruta de la happy hour diaria de 3-6 pm en el lobby.   

Especiales:

• $100 cena en pareja – incluye 3 platos y una botella de vino. Por favor llama o manda un email para hacer una reserva. 
• Viernes Half-off – todos los aperitivos con un descuento del 50% cada Viernes en Enero.

Saca lo mejor de [hotel city] 

Esto es lo que está pasando en la ciudad esta semana.

{PERSONALIZA CON LOS EVENTOS CLAVE O UN LINK A UN CALENDARIO} 

Mira nuestra guía local para recomendaciones seleccionadas cuidadosamente en los mejores lugares para comer, visitar y explorar. 

Si nos necesitas, contáctanos en [hotel phone] o [hotel email]

¡Nos vemos pronto!

[hotel name]

{FOOTER: AÑADIR ICONOS DE REDES SOCIALES/LINKS}

#3: Plantilla de email para después de la estancia 

ObjetivO: El email después de la estancia debería enfocarse en dos cosas: Reunir feedback directo de huéspedes y pedir opiniones online. Al pedir feedback de forma proactiva, puedes detectar cualquier problema potencial antes de que lleguen a publicar una mala opinión online.
Al pedir opiniones, mantendrás también la frecuencia de opiniones publicadas, criterio utilizado por las OTAs para determinar cómo clasificar tu hotel en búsquedas relevantes. ¡No olvides responder tus opiniones online también! 

Qué incluir: Estaría bien incluir una manera de que los huéspedes puedan dirigirse directamente al gerente para un feedback específico. También debes incluir links a las plataformas más importantes para tu hotel tales como TripAdvisor. 

Cada cuanto actualizar: El email de después de la estancia es directo y no necesitará ser actualizado muy a menudo. Debes revisarlo al menos trimestralmente para asegurarte que las URLs funcionan y que todo lo demás encaja con el estilo de comunicación de tu marca.Ejemplo de plantilla: ASUNTO: Gracias por tu estancia en [hotel name] ¿Quieres compartir tu experiencia?

{IMAGEN DE TÍTULO EN NEGRITA QUE REFLEJE TU MARCA}

Hola [first name],

¡Gracias de nuevo por elegir pasar tu tiempo en [hotel city] con nosotros! ¿Cómo ha ido la estancia en [hotel name]?   

Tu opinión es esencial y de gran valor para nosotros y nuestros futuros huéspedes.

Por favor, tómate un momento para compartir tu experiencia {AÑADE UN LINK A LA PÁGINA DE OPINIONES, TripAdvisor, etc.} 

Nos comprometemos a dirigir cualquier problema que surja durante tu estancia con nosotros. Si tienes cualquier comentario acerca de cómo podemos mejorar, por favor responde a este email directamente o llámanos a [hotel phone]  

Esperamos que te unas a nosotros pronto.

[hotel name]

{FOOTER: AÑADIR ICONOS DE REDES SOCIALES/LINKS}

#4: Plantilla de email para retención de clientes 

Objetivo: Para cultivar relaciones a largo plazo con antigüos huéspedes. Los email de retención son especialmente efectivos cuando se dirigen a huéspedes que están a poca distancia y que podrían considerar un viaje espontáneo.

Qué incluir: El contenido relacionado con eventos y actividades temporales puede atraer huéspedes potenciales a visitar tu propiedad de nuevo. Deberías incluir también una «llamada a la acción» y cualquier oferta promocional específica para huéspedes que vuelven por segunda vez. 

Cada cuanto se debe actualizar: De todas las plantillas, esta es una de las más dinámicas. Debes crear plantillas de retención para segmentos específicos, que pueden ser facilmente reutilizadas para futuras campañas. Recomendamos actualizar esta plantilla para cada campaña de retención para no enviar el mismo correo cada vez. Además, prueba diferentes asuntos de email para determinar cual funciona mejor.Ejemplo de plantilla: ASUNTO: [hotel name] Te invita a experimentar los colores vibrantes del otoño

{IMAGEN DEL TÍTULO EN NEGRITA QUE REFLEJA TU MARCA}

{TEXTO DE EJEMPLO. ESTE EMAIL NECESITARA SER PERSONALIZADO SEGÚN TU LOCALIZACIÓN}

Ven a experimenta el otoño en [hotel city]!

Otoño es el momento perfecto para volver a visitarnos y experimentar los cambios estacionales más vibrantes de la costa este. Desde el cambio de hojas a la recogida de manzanas frescas, hay un incontable número de actividades para todas las edades. {HINT: PUEDES PERSONALIZAR ESTE EMAIL PARA DIRIGIRLO A PAREJAS, VIAJEROS EN SOLITARIO, FAMILIAS, ETC.} 

Aquí tienes un pequeño ejemplo de lo que puedes esperar está temporada. {AÑADE LINKS E IMÁGENES RELATIVAS A CADA EJEMPLO}

Las 25 Actividades de Otoño en [hotel city] 

Nuestras Recetas Favoritas de Otoño [Es bueno incluirlas si dispones de restaurante]

Las 10 Actividades Festivas más especiales de este Otoño 

Echa un vistazo a nuestro Instagram {AÑADIR LINK} para ver los colores cambiando en tu propiedad. ¡Siempre es una bonita vista!

Salud,

[hotel name]

{AÑADE UNA LLAMADA A LA ACCIÓN: RESERVA TU ESTANCIA PARA OTOÑO Y DISFRUTA DE UN COCKTAIL PARA DOS AL ATARDECER}

{FOOTER: AÑADIR ICONOS DE REDES SOCIALES/LINKS}

Ejemplo de Email Para Tu Huésped: Bode Hotel Nashville 

Las plantillas de email para hoteles compartidas más arriba te darán la base para los emails de tu propiedad, pero por supuesto, necesitarán ser editados y modificados para tu propiedad y huéspedes. ¡Puedes ser tan creativo o directo como quieras! 

Más abajo tienes un ejemplo de un email proveniente de un email anterior a la llegada, efectivo, corporativo y bien preparado del Hotel Bode en Nashville. Este aporta facilidades a los huéspedes ofreciéndoles todo lo que necesitan saber sobre su próxima estancia y les aporta también una idea del tipo de experiencia que les espera. Proporcionar esta importante información por adelantado reduce la incertidumbre y motiva a los huéspedes en cuanto a su próxima estancia. Y, si tuviera alguna pregunta extra, deja claro cual es la manera más fácil de ponerse en contacto. 

A pesar de ser automáticos, estos emails marcan las bases sobre la capacidad de respuesta de tu propiedad. Echa un vistazo a la plantilla de más abajo y observa cómo se hace. 

Herramientas para Automatizar las Comunicaciones con tus Huéspedes

La automatización es la mejor amiga del hotelero. Aumenta la consistencia, reduce errores y elimina el trabajo manual tedioso, ahorrándote mucho dinero. Las comunicaciones con los huéspedes como los emails pre- y post-estancia, encajan perfectamente en la automatización. En lugar de tener que reunir toda esta información manualmente en un email para cada huésped antes de la llegada, el proceso automático se encarga. 

Además del impacto positivo en la experiencia del huésped y la eficiencia del tiempo, la automatización también puede potenciar el incremento de beneficios ofreciendo ofertas en el momento preciso y mejorando la reputación de tu hotel online al conseguir más opiniones de tus huéspedes. 

En Cloudbeds, ofrecemos un sistema de automatización de emails que enlaza directamente con tu sistema de gestión de la propiedad para optimizar las comunicaciones durante el viaje. De esta manera, no tendrás que utilizar varios software diferentes y tu personal solo tendrá que aprender uno. Las plantillas de email se pueden personalizar con la información más importante para tus huéspedes y después programarlas según haya nuevas reservas, check-ins o cambios en las reservas.

Además de la herramienta automatizada todo en uno, nos integramos con otros servicios (via the Cloudbeds marketplace) que potencian tu propiedad con comunicaciones automáticas. Aquí tienes algunas opciones:

• Wishbox permite a los usuarios recopilar y subir todos los datos requeridos y documentación antes de la llegada automáticamente. Entonces, las comunicaciones se automatizan para generar más beneficios de ofertas y mejorar la satisfacción del huésped con información de la propiedad y recomendaciones locales, todo en el propio idioma del huésped.
• GuestJoy te ayuda a gestionar la comunicación con tus huéspedes en todas las etapas de la estancia. El servicio también ayuda a recolectar opiniones de los huéspedes y ofrecer servicios de consejería y ofertas específicas. 
• Experience Hotel es un CRM de experiencia de huéspedes que incluye ofertas automáticas, petición de opiniones y campañas de fidelidad. Todo dirigido por comunicaciones dinámicas de marketing basadas en el perfil de cada huésped.  

La integración de Guest Communications está disponible en el Marketplace de Cloudbeds.

Una vez que construyes unas plantillas de email potentes y configuras tus normas de automatización, disfrutarás de una estrategia sostenible y directa de comunicaciones. No volverás a tener que enviar manualmente este tipo de emails.

Un último consejo: revisa tus plantillas y automatización periodicamente y asegúrate de que todo funciona aún como debería. Un indicador de un problema potencial es si notas una bajada repentina en emails abiertos o si los huéspedes protestan por no haber recibido el email. 

Tómate tiempo para analizar resultados, mejorar las plantillas para tus emails y optimizar para convertir tus emails en una fuente creciente de beneficio para tu propiedad.