Sistemas de control

Los sistemas de control están fuertemente implantados en nuestra sociedad, esto se debe, a la importancia de tener controles continuos en aspectos tan importantes para nuestras empresas como son el control de gastos, la calidad del servicio prestado o el control de inventarios, entre otros. Para el caso puntual del movimiento de  Lavandería de un hotel, aquí presentamos unos puntos importantes.

Todos estos controles, sirven de instrumentos para la nueva gestión empresarial, basada en el aumento de beneficios mediante la reducción de costes, no olvidemos que el departamento de Lavandería-Lencería es uno de los principales generadores de costes dentro de un hotel, por ello se llevan implantando desde hace pocos años unos controles de calidad, basados en los Modelos de Calidad Total, unos modelos que a priori resultan difíciles de asimilar (estos implican a todos los elementos del proceso, incluidos los trabajadores) pero que a corto-medio plazo traen numerosas ventajas para el hotelero.

También son muy importantes para la solución de problemas y la toma de decisiones por parte del ápice estratégico, ya que las tomas de decisiones se deben elaborar en torno a los datos que se le suministran del núcleo de operaciones y su línea media, estos datos no existirían, si no existiesen unos sistemas de control.

Tales sistemas de control, o instrumentos de gestión hotelera, podemos resumirlos en los siguientes:

# Fichas de inventario que reflejen las existencias, el movimiento de la ropa y los stocks máximos y mínimos que se establezcan para cada artículo.

# Impreso ropa de clientes para el control en la recogida, entrega y devolución, así como para la facturación.

# Impreso ropa de servicios para el control en la recogida, entrega y devolución de ropa usada y limpia.

# Impreso control de consumo del material de limpieza.

# Impreso control materias consumibles.

# Impreso control materiales de uso.

# Impreso control-estadística de Kg. lavados, consumos generales y resultados.

# Toda la documentación del departamento.

DOCUMENTACIÓN

Todos los procesos anteriormente descritos, serían imposible de controlarlos sin la documentación que a continuación describiremos, pero antes nos gustaría hacer un poco más de hincapié en la importancia que tienen estos documentos en el buen desarrollo de las actividades del departamento, no sería posible imaginar ningún departamento dentro del hotel que pudiese funcionar sin documentación. Pero, para que esta sea eficaz debe ser rellenada correctamente y siguiendo unas reglas claras para todos los empleados. Los documentos que encontramos en este departamento son:

* Lista de Lavandería LAV-1

Objeto de la forma: Ofrecer y vender el servicio de lavandería del hotel, controlar el servicio de lavado y/o planchado y al mismo tiempo facturar el servicio. Los valores unitarios por el servicio de cada prenda vienen previamente impresos en la forma.

Elaboración: Dado que la forma consta de dos partes, se elaborará de la siguiente forma, Clientes, cuando desee el servicio de lavandería, rellenará la parte superior del original y copias en donde se encuentra su nombre, número de habitación, fecha, tipo de servicio requerido, cantidad y el tipo de prendas. En el desprendible únicamente firmará. El cajero de lavandería, al hacer la facturación del servicio deberá liquidar en la parte superior el total individual de cada de prenda según los valores impresos, igualmente diligenciará los dos desprendibles, totalizando el valor del servicio prestado.

Distribución: Original. Pertenece a la lavandería y se distribuye la parte superior para la organización de la ropa y el desprendible se remite a la recepción. La 1ª copia, que pertenece a lavandería, se archiva, y el desprendible es soporte del “resumen diario de ventas lavandería”. La 2ª copia la conserva el cliente.

* Reporte Diario de Lavandería E/S LAV-2

Objeto de la forma: Controlar y revisar cantidad y tipo de artículos de lencería, mantelería y uniformes que se reciben en la lavandería para lavado y planchado.

Controlar y revisar la cantidad y tipo de artículos de lencería, mantelería y uniformes que se entregan luego del proceso de lavado y planchado.

Relacionar los artículos de lencería, mantelería y uniformes que por su deterioro deben ser sacados del servicio o llevados a costura.

Elaboración: Deberá ser elaborada diariamente y llevará el visto bueno del encargado de lavandería.

Distribución: El original se lo queda el encargado de ropería y la copia se archiva en lavandería.

LISTA DE LAVANDERIA LAV-1 Tamaño sugerido: 15cm x 35cm.

REPORTE DIARIO LAVANDERÍA LAV-2 Tamaño sugerido: 20cm x 15cm

* Planilla de Recolección LAV-3

Objeto de la forma: Controlar diariamente el recibo y la entrega de la ropa para el servicio de lavandería huéspedes.

Elaboración: De acuerdo a las llamadas de los huéspedes solicitando el servicio o del aviso de las camareras en el momento de arreglar las habitaciones. El asistente de lavandería, deberá ir rellenando esta planilla diariamente en original, la cual facilita el recorrido del Valet por las habitaciones y establece un control sobre las prendas que se reciben.

Distribución: El original, de acuerdo a las llamadas el asistente de lavandería bloquea las habitaciones, por las cuales tiene que pasar el Valet. Asigna el Valet para la recolección el cual llena el número de la “Lista de Lavandería”, verifica el número de prendas y clasifica el servicio, en especial o normal. Finalmente se remite a auditoría como soporte del  “Resumen de Lavandería”.

* Tarjeta de Devolución LAV-4

Objeto de la forma: El no adquirir responsabilidades cuando la ropa no se encuentra en buen estado. Evitar reclamos.

Elaboración: De acuerdo a la revisión de la marcadora en el momento de recibir la ropa ella informa sobre el deterioro de las prendas al encargado de lavandería, él elabora la forma para evitar futuros reclamos.

Distribución: original para el cliente.

* Resumen Diario Venta Lavandería lav-5

Objeto de la forma: Tiene por objeto informar diariamente al Auditor Nocturno sobre la venta departamental.

Elaboración: Lo realiza el asistente de lavandería al final de cada día, recopilando todos los desprendibles (copia) de la “Lista de Lavandería” y la “Planilla de Recolección” diaria como soporte del servicio prestado.

Distribución: El original para el auditor nocturno, y la copia para el archivo de lavandería.

* Control Recibo Ropería – Lencería LAV-6

* Control Recibo Ropería – Mantelería LAV-7

* Control Recibo Ropería – Uniformes LAV-8

Objeto de la forma: Controlar y revisar cantidad y tipo de artículos de lencería, mantelería y uniformes que se entregarán de ropería a la lavandería para lavado y planchado.

Controlar y revisar la cantidad y tipo de artículos de lencería, mantelería y uniformes que se reciben después del proceso de lavado y planchado de la lavandería.

PLANILLA DE RECOLECCIÓN LAV-3 Tamaño sugerido: 13cm x 20cm

TARJETA DE DEVOLUCIÓN LAV-4 Tamaño sugerido: 7cm x 12cm

RESUMEN DIARIO VENTA LAVANDERÍA LAV-5 Tamaño sugerido: 12cmx 10cm

Controlar y revisar la cantidad y tipo de artículos de lencería, mantelería que la encargada de ropería entregará a las camareras o al encargado de A y B responsable mas tarde del proceso de lavado y planchado en la lavandería.

La cantidad de artículos recibidos por la camarera de la ropería después del lavado y planchado debe ser igual a la cantidad entregada inicialmente por ella.

Elaboración: LAV-6 Deberá ser diligenciada por la camarera en original y dos copias

LAV-7 Deberá ser diligenciada por la por la persona encargada de traer la mantelería del departamento de a y b en original y dos copias.

LAV-8 Deberá ser diligenciada por cada empleado, al dejar su uniforme para el lavado y/o planchado, en original y una copia.

Distribución: LAV-6 El original lo entrega la camarera al encargado de ropería, la 1ª copia, al encargado de recibir en lavandería, junto con la lencería. El revisará la cantidad y dará el visto bueno de cantidad y recibo. La 2ª copia la conserva la camarera para el retiro de la lencería y así completar el inventario.

LAV-7 Se entrega al encargado de ropería. La 1ª copia al valet en lavandería, junto con la mantelería. El revisará la cantidad y dará el visto bueno de cantidad y recibo. La 2ª copia la conserva el departamento de a y b.

LAV-8 El original al encargado de ropería, la copia al Valet en lavandería, junto con los uniformes. El revisará la cantidad y dará el visto bueno de cantidad y recibo.

* Planilla Diaria Lavandería LAV-9

Objeto de la forma: Controlar, revisar la cantidad y tipo de artículos, de lencería, mantelería y uniformes de empleados que pasan por lavandería diariamente como soporte de lo enviado por ropería y para un control directo sobre estas prendas. Es base también para controlar el movimiento de la lavandería durante un periodo (un mes) para evaluar el aprovechamiento de la planta.

Elaboración: Deberá ser elaborado diariamente por el Encargado del departamento, en original. Esta planilla facilita el conocer cada día el inventario de piezas que se mantienen en lavandería.

CONTROL RECIBO ROPERÍA – LENCERÍA LAV-6

CONTROL RECIBO ROPERÍA – MANTELERÍA LAV-7

CONTROL RECIBO ROPERÍA – UNIFORMES LAV-8

Tamaños sugeridos: 13cm x 17cm

PLANILLA DIARIA LAVANDERÍA LAV-9

La información que encontramos en la planilla es la siguiente:

-Periodo a controlar.

O 1ª parte: Descripción

O 2ª parte: Tantas columnas como artículos de lencería, mantelería y uniformes, que requiera el servicio, codificadas, diferenciándolos tres tipos de activos de operación. Esto es por ejemplo:

1: funda

2: sábanas

18: Toallas

-Filas: Estarán divididas por los días del mes y cada fila contendrá en cada día:

Entradas – Salidas – Devoluciones = Saldo Día

Al final del período controlado estará el total del movimiento del mes de cada tipo de prenda y el saldo total de prendas.

Fuente:http://blogs.clarin.com/servicioshoteleros/category/manuales/