Departamento de Reservaciones

El departamento de habitaciones es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas. El mismo opera en estrecha coordinación con el personal del departamento de recepción y ama de llaves.

Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de las habitaciones, tomar y confirmar las reservaciones . El departamento esta compuesto por un gerente de reservaciones quien supervisa y dirige el buen desempeño del departamento y los agentes de reservaciones los cuales realizaran las funciones de atender las reservaciones que lleguen por los diferentes medios de comunicación, las reservas de grupo, las reservas de agencias de internet o tour operadoras, manejar el dinero proveniente de los depósitos correspondientes para garantizar las reservas.

 OTRAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

* Postear los cargos por depósitos de reservas

* Monitorear la disponibilidad de habitaciones

* Asistir al personal de recepción en el proceso de checkin / check out cuando sea necesario

* Prepara la lista de llegadas para recepción

 GERENTE DE RESERVACIONES:

* Controla y coordina todas las reservaciones

* Mantiene el control sobre la exactitud de la información dada por los agentes de reservas

* Vigila y controla los cupos de los suplidores (agentes de viaje) para asegurarse de que no sobrepasen el número de habitaciones contratadas en cada categoría.

* Mantiene relaciones cordiales con los suplidores

* Revisa y modifica las tarifas de las habitaciones según las instrucciones de los departamentos competentes.

* Asegura que la base de datos del centro de cómputos este actualizada

* Asegura que toda solicitud de reserva sea contestada el mismo día

* Asegura la exactitud en la preparación de los informes: forecast, ocupación, etc. dando especial atención a las tendencias del mercado para prevenir sobre venta y aprovechar la demanda.

AGENTE DE RESERVACIONES:

* Su principal objetivo es vender habitaciones

*Toma las reservas y las computa.

* Mantiene actualizado el centro de cómputos para un forecast lo mas próximo a la realidad posible.

* Elabora los reportes del departamento

* Apoya al gerente de reservaciones en sus actividades: atención de suplidores, huéspedes, etc.

* Atiende las sugerencias y quejas de huéspedes en el hotel en cuanto a la asignación de habitaciones y reservaciones.

 GERENTE DE RECEPCIÓN:

 * Define funciones de puestos

* Interviene en el proceso de reclutamiento de personal.

* Supervisa el trabajo de sus subalternos

* Participa en las reuniones diarias con los demás jefes de departamentos

* Elabora los horarios de trabajo del personal de recepción

* Revisa la facturación de las cuentas de los huéspedes.

* Mantiene actualizada la capacitación del empleado.

Para ser un gerente de recepción es necesario contar con una serie de cualidades importantes :

 * Capacidad de planeación

* Visión

* Buen manejo de recursos humanos

* Liderazgo

* Observación

* Capacidad de resolver imprevistos

SUPERVISOR DE RECEPCIÓN:

* Coordina y supervisa las labores del personal de recepción

* Asegura que se logre la satisfacción total del cliente

* Mantiene informado al personal de las actividades y disposiciones de la gerencia

* Se asegura de que las tarifas aplicadas sean las correctas

* Apoya al personal en la solución de problemas

* Revisa los reportes para asegurar que sean correctos

RECEPCIONISTA:

* Recibe a los huéspedes

* Vende y asigna habitaciones

* Da información general del hotel

* Hace el registro de entrada del huésped

* Revisa el reporte de habitaciones hecho por ama de llaves

* Lleva el control de entrada/salida de huéspedes

* Reporta a ama de llaves las habitaciones check out para fines de limpieza

* Lleva el control de las llaves de la habitación

 Fuente: http://blogs.clarin.com/servicioshoteleros/