Este sub departamento de Recepción debe hacer su tarea conociendo  perfectamente la oferta del hotel, fuentes y sistemas de reservas, control de disponibilidad, archivos y tener dominio de los contratos, etc.

RESERVA:

Es un acuerdo verbal o escrito entre el hotel y el PAX.

El hotel se compromete a prestar alojamiento y servicios para una fecha determinada y por un período establecido.

El huésped se compromete a pagar por el servicio lo que corresponda.

Las reservas pueden llegar personalmente, por carta, fax, telegrama, telex, teléfono, correo electrónico,Internet.

Las RESERVAS pueden ser:

-  DETERMINADAS: se le da Nº de habitación al PAX ó este solicita tal habitación. Como desventaja le quita movilidad al planning.

-  INDETERMINADA:  es según el tipo de habitación solicitada (twin, matrimonial, etc.), Este tipo utiliza el planning numérico.

FORMAS DE RESERVAS:

-  DIRECTA: El PAX  reserva directamente con el hotel sin intermediarios.

-  INDIRECTA: interviene un intermediario ( ej. Agencia de viaje).

TIPOS DE RESERVAS:

- GARANTIZADAS: el PAX realiza un deposito o seña (puede ser directa o indirecta) y se le da una fecha limite para realizarla.

-  NO GARANTIZADA: es cuando la reserva es provisoria.  Cuando el PAX no da seña se le da una hora límite de llegada.

-  DE GRUPOS: Son varias habitaciones reservadas para una misma fecha, por una misma persona o empresa.

-  DENEGADAS: es cuando no se puede aceptar una reserva. Se le dan las disculpas al PAX y se le recomienda un hotel que tenga las condiciones que piden pero que no sea mejor que el nuestro (picardía para no perder cliente).

-  CANCELADA: por el cliente o por el hotel (este último debe dar una solución de inmediato).

CAMBIO DE RESERVACION: por cambio de fecha o de habitación (hay que consultar el planning para verificar la disponibilidad)

LISTA DE RESERVA:hay que darle al PAX una fecha prudencial para contestar si vamos a tener habitaciones disponibles o no.

TIPOS DE CLIENTES:

-  WALKIN  pax sin reserva.

-  NO SHOW  pax que realizo la reserve y no vino.

-  PASANTE: pax que utiliza las instalaciones del hotel pero no se hospeda.

OVER BOOKING:

Significa sobre reservas. Es reservar más habitaciones de las que posee el hotel, se realiza para contrarrestar el NO SHOW.

OVER SELLING:

Sobre vender.  Se cobran más habitaciones de las que posee el hotel.

QUE HACER EN CASO DE OVER BOOKING

1.     Seleccionar las reservas por prioridad de compromiso.

     Tienen prioridad: agencias de viajes / clientes asiduos / habitaciones más caras /  reservas más largas/ reservas con depósito.

2.      A las reservas no confirmadas se le da "hora límite".

3.      Hay fechas para las que se puede prever OVER BOOKING. En este caso se consulta con anterioridad la disponibilidad en hoteles que podemos confiar nuestros huéspedes.

4.      Dejar registro de la ubicación que se les dio a huéspedes enviados a otros hoteles.

5.      Disculpar al cliente, dar una explicación razonable y convincente.

6.      El traslado del huésped debe correr por cuenta del hotel.

7.      Si tenemos posibilidad de alojar al huésped en los días siguientes de su estadía, lo consultamos y registramos, dándole hora límite de llegada.

LISTA DE LLEGADA

1.      Se realizan diariamente.

2.      Se anotan las reservas con llegada para el DÍA siguiente.

3.      Se ordenan alfabéticamente por apellido.

4.      Se completan los datos de la planilla (tiene los mismos datos que el libro de reservas).

5.      Se envía a mostrador y aquí concluye la tarea de reserva.

NOTA:

GARANTÍAS: 

Son documentos que expiden los intermediarios de confianza.  Podrán ser cobrados al término de la estadía en las condiciones establecidas.  Son llamados BONOS DE AGENCIAS o VOUCHERS.

DEPÓSITOS:

Entrega de dinero que el cliente debe efectuar en efectivo, tarjeta o documento bancario para garantizar su reserva.  El monto varia según el cliente y el hotel.

INTERMEDIARIO.

Personas físicas o jurídicas que intervienen entre el huésped y el hotel al realizar una reservación y cobra una comisión.

Fuente: mailxmail