Al examinar las muchas opciones disponibles para usted, es importante considerar qué características son las mejores para su pensión, hostal u hotel. Después de todo, para los hoteles pequeños, muchas de las soluciones disponibles son demasiado complicadas. Al hacer su elección, busque las siguientes seis características principales:

1.- SOFTWARE EN LA NUBE

No importa dónde se encuentre, no importa qué dispositivo utilice, debe poder acceder al sistema. Esto significa que debe estar basado en la nube.

De esta forma, podrás completar tu trabajo diario sin olvidar tu reserva. Todo lo que tiene que hacer es traer su tableta o teléfono inteligente.

2.- GESTIÓN DE LA RECEPCIÓN

Su PMS debe proporcionarle todas las herramientas que necesita para una organización integral en las operaciones de pequeñas propiedades. Para brindar a sus invitados el mejor servicio desde el día de llegada hasta el momento de salida, debe poder realizar fácilmente las siguientes operaciones:

Ver todas tus reservas en una página de calendario
Agregar habitaciones adicionales y artículos de venta adicionales a una reserva
Añadir nuevos planes de tarifas a las habitaciones existentes
Cerrar habitaciones específicas para una limpieza periódica
Mover las reservas existentes
Generar facturas
Registrar las entradas y salidas de huéspedes
Recordar a los huéspedes que repiten

Debe tener un lugar donde pueda encontrar toda la información que necesita y dedicar menos tiempo a completar la misma tarea.

3.- FUNCIONALIDAD DE COMUNICACIÓN CON LOS HUÉSPEDES

Asegúrese de que el correo electrónico se pueda personalizar para que coincida con la imagen de su marca. De esta manera, cada huésped tendrá una experiencia constante y puede enviarles automáticamente un código promocional para convertirlos en huéspedes leales.

Confirmación de la reserva

Este es el correo electrónico automático que se envía inmediatamente después de que el huésped introduzca sus datos para hacer una reserva.

Información previa a la llegada

Ahora que su estancia se acerca, el propósito de este correo electrónico es asegurarse de que todo funciona sin problemas, entusiasmar a los huéspedes con su estancia en tu propiedad e impulsar ingresos adicionales.

Agradecimiento posterior a la estancia

Esta es tu oportunidad de pedir comentarios y también promover la repetición de reservas y las recomendaciones a otras personas mediante el envío de códigos promocionales.

4.- HERRAMIENTAS DE VENTA CRUZADA Y UP-SELLING?

Además de ganar más invitados, también debe esforzarse por aumentar los ingresos de cada invitado.
El sistema de administración de propiedades debería permitirle:

Otros

Otros servicios adicionales, como late check-out, desayuno y paquetes de spa.

Personalización

Personaliza los accesorios para que se adapten a cada producto.

Plus

Agregue otros elementos a la reserva durante su estadía.

Vender productos y servicios relacionados a sus huéspedes puede brindarles una estadía más placentera, al mismo tiempo que le brinda ingresos adicionales.

5.- CAPACIDAD DE RESERVA INTERNACIONAL

Para los hoteles pequeños, lo más importante es asegurarse de que los viajeros internacionales puedan reservar fácilmente con usted. Su sistema PMS debería ayudarlo a realizar esta tarea de las siguientes maneras:

OTA's

Le permite asociarse con OTA internacionales. Cuantos más sitios se conecte, mejor.

Multi-idioma y/o multi-moneda

Brindar múltiples opciones de idioma y moneda. Debe admitir al menos 5 idiomas (incluido el chino) y al menos 80 monedas diferentes.

6.- GESTIÓN DEL CANAL DE VENTAS

Como ya hemos dicho, el PMS que elija también debe actuar como administrador de canales. Esto significa que los viajeros que reservan hoteles a través de OTA pueden verificar su disponibilidad casi en tiempo real, porque su PMS asignará todas sus habitaciones disponibles a una serie de páginas de reserva. El elemento del administrador de canales debe:

1.- Le permite actualizar precios y disponibilidad en tiempo real.

2.- Le permite administrar todos los sitios de reserva desde un solo lugar.

3.- Le permite cargar inventario con 400 días de anticipación.

4.- Le permite obtener fácilmente una descripción general del monitoreo de canales.

Después de reservar en cualquiera de estos sitios, el inventario en todos los sitios se reducirá automáticamente, por lo que no se requiere mano de obra y sus ingresos se maximizaran. Este método de asignación se denomina "modelo de inventario consolidado.

También debe asegurarse de que los proveedores potenciales no le cobren por sincronizar nuevos canales. Los administradores de canales no deben interferir con su relación, solo deben promover la comunicación.
Por supuesto, los viajeros internacionales pueden visitar su sitio web y reservar por su cuenta, lo que significa que no tiene que sentarse en su escritorio para aceptar una reserva.