Conserje de hotel.

Manejo de mensajes y correspondencia

MENSAJES

Esta es una de las tareas, que mas atención debemos prestarle, pues e parte importante del servicio que brinda el hotel, la entrega de mensajes al pasajero. Piense que seguramente ha de ser muy importante, la celeridad y claridad con que lo transmitamos.

Esta persona, nuestro pasajero,seguramente se encuentra lejos de su hogar y alguna persona relacionada con el quiere hacerle llegar un recado importante, o un funcionario en viaje de negocios, al cual llaman para confirmar una reunión, las situaciones pueden ser diversas.

A continuación transcribiremos los pasos a seguir para la correcta toma y entrega de mensajes:

Ante un llamado del exterior para un pasajero, la Telefonista del hotel transfiere la llamada a Conserjería, esta deberá verificar la presencia del pax en el establecimiento.

De no encontrarse, le pregunta a la persona que llama si desea dejar algún mensaje, si la respuesta es afirmativa el Conserje toma nota en el talonario pre-impreso para mensajes, donde deberán constar los siguientes datos:

- Nombre del pax

- Habitación N°

- Fecha y hora

- Texto del mensaje

Luego se procede a guardarlo en el casillero de conserjería correspondiente a la habitación, debiendo entregarse al pasajero en mano.

De igual manera se procederá con las visitas que lleguen al hotel para entrevistarse con algún funcionario. El departamento de ventas es el que mas suele y esta autorizado recibir visitantes y de no encontrarse en el hotel en el momento, es tarea de Conserjería informar de esta novedad. En este caso se guardan en un lugar a la vista y exclusivo para empleados del hotel.

Para este caso tendrá un talonario pre-impreso con los siguientes datos:

· Destinatario de la visita

· Hora

· Mensaje

· Teléfono de contacto

CORRESPONDENCIA DEL PAX

Dependiendo del tipo de pasajero, nos vamos a encontrar son diferentes circunstancias en la cuales alguien externo al hotel le deja correspondencia o paquetes.

Aquí algunos ejemplos:

Pasajeros de agencias de viajes, sobres con Boucher de excursiones, pasajes, paquetes con compras, entradas para espectáculos etc.

Pasajeros participantes de convenciones, sobres con folletos, credenciales de acreditación, Boucher con traslados, Boucher de servicios gastronómicos,

Como en caso de los mensajes, se guardaran en el casillero de la habitación, se entregaran en mano al pasajero, o se le avisara  en caso de no haberlo visto pasar y se lo daremos al botones para que lo entregue en la habitación.

CORRESPONDENCIA DEL HOTEL

Para el control de este tipo de correspondencia, deberemos tener un libro al que llamaremos “Entrada de correspondencia”.

En este libro deberán constar los siguientes datos:

Sector del hotel al cual va dirigida

Fecha de recibida, hora

Hora de entrega

Firma y aclaración de quien la recibe

Tener especial cuidado en el caso de facturas de servicios, la entrega se efectuará con carácter de urgente,encargándose de su distribución el botones.

Fuente:http://www.emagister.com/curso-conserje-hotel-perfil-funciones/conserje-hotel-manejo-mensajes-correspondencia