Caja De Recepción

TIPOS DE SISTEMAS DELCONTROL DE CUENTAS DE LOS HUÉSPEDES

Computarizado (con programa de caja)

Caja registradora

Sistema electro-mecánico

Sistema manual

PAPELERIA UTILIZADA

Facturas

Sobre de concentración

Vale de caja

Recibo de pago anticipado

Ajuste

Cargo de misceláneos

Traspasos

Caja de seguridad

Informe de cajero

Pagarés para tarjetas de crédito

Sobres de despedida

Pases de salida

Cambio de dólares

Depósito de cajeros

ARTÍCULOS, APARATOS E INSTRUMENTOS

Caja registradora

Computadora

Cajón para guardar dinero

Llave de caja

Llave maestra de las cajas de seguridad

Porta-cargos de huéspedes

Maquinas para tarjeta de crédito

Sello de llave entregada

PRIORIDAD EN EL PAGO

PRIORIDADES DE ENTRADA

Tarjeta de crédito internacional

Tarjeta de crédito nacional

Efectivo

PRIORIDADES EN LA SALIDA

Sugerir el efectivo

Tarjeta de crédito internacional

Tarjeta de crédito nacional

MANEJO DE LAS TARJETAS DE CREDITO

Procedimientos para el manejo de una tarjeta de crédito:

Observar la vigencia de la tarjeta

Comparar los nombres de la tarjeta crediticia y el de la tarjeta de registro

Seleccionar el Boucher y la maquina adecuados

Maquinar la tarjeta y observar que los datos estén completos.

Solicitar la firma del huésped

Comparar la firma de la tarjeta

MANEJO DE CHEQUES DE VIAJERO

Puntos importantes de este cheque:

No tienen vencimiento

Se firman por primera vez al comprarlos

Se firman por segunda vez en presencia del cajero en el momento del pago

Evitar que el huésped firme con plumones

Tomar en cuenta el tipo de cambio internacional

Solicitar identificación al huésped

CHEQUES Y GIROS

Mayoritariamente los cheques no son aceptados en los hoteles sin embargo, pueden tener algunas excepciones dependiendo de la compañía o del alto status de los ejecutivos que lo firman

CUPONES

Existen contratos realizados entre el hotel y las agencias de viaje para que el huésped pague a través de cupones que le entrega la agencia de viaje.

 AJUSTES EN LAS CUENTAS DE LOS HUÉSPEDES

Esto trata de el reajuste de la cuente del huésped cuando se le a cobrado mal y se debe explicar el porque o la razón del ajuste.

CUENTAS POR COBRAR

Se refieren a los cargos que no se han cobrado después de la salida del huésped el hotel por lo tanto se envían para su cobro posterior en un determinado lugar

CUENTAS MAESTRAS

Es una cuenta que será pagada por la compañía o por la agencia de viajes solo cuando sean grupos grandes entre 40 y 60 personas

MANEJO DEL FONDO DE CAJA

Esto depende directamente de la política de cada hotel, pero entre los rasgos mas importantes que se deben considerar son:

Debe ser recibido y entregado al inicio al final por cada cajero

No se pueden incluir vales sin autorización

Todo vale tiene carácter temporal, máximo un día

Este fondo no estará integrado por grandes cantidades

En los hoteles fronterizos es recomendable tener dos fondos uno en moneda nacional y otro en dólares

Se debe tener una lista de personal autorizado para expedir los vales de caja

 RECIBOS DE PAGO ANTICIPADO

Estos son los pagos que el huésped hace sin tener una cuenta abierta y solo se inclina pagar por anticipado los servicios que vaya requerir principalmente hospedaje, y cuando requiera un servicio de restaurante se le recordar el deber pagar en efectivo en el mismo momento

CAMBIOS DE HABITACIÓN

El cajero se encargará de hacerlos cambios y las modificaciones pertinentes a la cuenta del huésped:

Cambiar los cargos al nuevo lugar respectivo

Modificar el número en los comprobantes

Avisar al departamento encargado del serví-bar para que detecte los cargos pendientes

Avisar al departamento de teléfonos para ver la posibilidad de que la extensión de la habitación desocupada tener acceso directo a llamadas

En caso de que el huésped tenga una caja de seguridad, es preciso hacer las modificaciones necesarias

 SALIDA  DE COMPROBANTES Y DOCUMENTOS DE LA CAJA

Esto se refiere a la salida de documentos o facturas que requiera algún ejecutivo del hotel, por ello, el cajero debe anotar y extender un recibo pues su responsabilidad al cuidar dichos documentos en es mucha

CARGOS A LAS CUENTAS DE HUÉSPEDES

El cajero antes de realizarlos cargos debe verificar cuenta 4 puntos:

Que el huésped tenga crédito

Que el cargo no solo tenga el número de habitación sino también el número del nombre del mismo

El numero de habitación y del huésped

Que la firma que aparece en la nota de cargo y la firma del registro coincidan

 TRASPASOS

ESTO ES SIMPLEMENTE QUITAR UN CARGO DE UNA CUENTA A OTRA

LA SALIDA DEL HUÉSPED

Aquí el cajero debe seguir los siguientes pasos:

Solicitar al huésped la llave de su habitación

Pedir al huésped los artículos que el hotel le presto

Revisar los cargos pendientes

Enviar a una persona a hacer un inventario a la habitación

Pedir la tarjeta de crédito al huésped y cobrar, regresar el Boucher anterior al cliente

Preguntar a nombre de quien se realizara la factura

Invitar al huésped un formato de evaluación del servicio

Entregar al huésped la factura y en ocasiones el pase e salida

Despedir al cliente amablemente con palabras gentiles y gratificantes

SALIDAS TARDE

Si el huésped sale después de su hora de salida, el cajero procederá a cargarle el monto respectivo

 REVISIÓN DIARIA DEL CRÉDITO  

Todos los días se deben revisarlos estados de cuenta de todos los huéspedes registrados en el hotel, siguiendo los siguientes aspectos:

Cuentas que los huéspedes que al llegar dejaron un depósito y este ya se agoto con los cargos respectivos

Cuentas con saldos de cero, cuyos huéspedes ya salieron del hotel sin haber pasado por la caja

Limites de piso de las tarjetas de crédito de los huéspedes en transito

Boucher de tarjetas de crédito

Saldos altos

Aplicación correcta de tarifas

Descuentos y cortesías autorizadas

Saldos a favor de clientes que ya salieron y no pasaron por la caja

Aplicación correcta de los depósitos enviados antes de la llegada del cliente

Aplicación de medias rentas

Revisión de cupones

Revisión de cuentas maestras

Habitaciones con noches de cortesía

Fuente: http://tallerdeturismopractico.blogspot.com.ar/p/funciones-basicas-del-hotel.html