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10 Pasos para cotizar y tomar una reserva de alojamiento

1 de agosto de 2023

1 - Identificar los detalles de la solicitud

  • Fechas y horarios de entrada / salida deseados.
  • Número de habitaciones necesarias y número de personas.
  • Requerimientos especiales

2 - Revisar la disponibilidad:

Consultar el sistema para verificar la disponibilidad de habitaciones en las fechas solicitadas y ofrecer aquella que más se adecue a la solicitud.


3 - Calcular el precio:

  • Determinar la tarifa por noche para cada tipo de habitación requerida.
  • Considera adicionales, como impuestos, tasas de servicio y cargos por servicios opcionales (estacionamiento, desayuno, Wi-Fi, etc.).
  • Calcular el costo total de la estadía contemplando la tarifa por cada una de las noches y sumando los cargos adicionales.

4 - Presenta la cotización:

  • Comunica claramente el precio total de la reserva al cliente.
  • Proporciona detalles adicionales, como políticas de cancelación, depósito requerido o cualquier otro requisito especial.
  • Facilita incentivos para la compra directa con el establecimiento. Para ello puedes brindar ingreso más temprano, una extensión del horario de salida o una habitación de mejor categoría por el mismo valor (early arrivals, late Check out o upgrades) o bien un % de descuento por compra directa.

5 - Confirma la reserva:

  • Si el cliente acepta la cotización, procede a tomar la reserva.
  • Ofrecer una habitación de mayor categoría, abonando una diferencia. Para ello destaca los beneficios de esta nueva habitación (upselling)
  • Solicita los detalles personales del cliente. Cuanta más información tengas, más ágil será el Check in al momento del arribo.
  • Registra la reserva en el sistema de gestión de reservas.

6 - Proporciona confirmación:

  • Envía al cliente una confirmación por escrito de la reserva.
  • Incluye todos los detalles de la reserva, como las fechas de entrada y salida, el tipo de habitación, el precio acordado y cualquier instrucción adicional.
  • Asimismo, solicita nuevamente la documentación y datos personales como para poder hacer luego un Check in exprés.

7 - Solicita información adicional si es necesario:

  • Si la reserva requiere información adicional, como preferencias de habitación, solicitudes especiales o información sobre eventos o actividades, asegúrate de obtenerla del cliente y registrarla correctamente.
  • También facilita información del establecimiento & destino como para permitirle al futuro huésped disfrutar al máximo de la visita.

8 - Esclarece todo lo referente al pago:

  • Si se requiere un depósito o un pago anticipado, proporciona al cliente las opciones de pago disponibles.
  • Anticípale al huésped cuándo deberá efectuar el pago y cuáles son las opciones de medios para poder hacerlo (tarjeta de crédito, débito, efectivo en moneda local u extranjera, depósitos, etc).
  • Indícale que precisaras poder contar con los datos de una tarjeta de crédito como resguardo por cualquier eventualidad.

9 - Confirma la reserva nuevamente:

Una vez que se haya procesado el pago y la reserva esté asegurada, envía una confirmación final al cliente, indicando que la reserva está confirmada y que se ha recibido el pago. Facilita un NRO de CONFIRMACIÓN de referencia.

10 -Registra la reserva y actualiza el inventario:

  • Ingresa la reserva en el sistema de gestión de reservas y actualiza la disponibilidad de habitaciones correspondiente.
  • Asegúrate de que toda la información de la reserva esté cargada en la misma reserva, actualizada y disponible para que cualquier colaborador acceda a la misma.


Recuerda mantener una comunicación clara, preferentemente breve, y profesional con el cliente durante todo el proceso ya que la percepción de la experiencia comienza desde el momento del primer contacto con el establecimiento.

ACCIONES CLAVE: Anticipar, preguntar, verificar, personalizar, diferenciar, ofrecer, describir, explicar, confirmar.

EVITAR: Suponer, estimar, sospechar, asumir.

Autor: Julián Grano.