7 pasos para organizar una reunión exitosa.

En un hotel existen muchas ocasiones en las que es necesario organizar reuniones con el personal o con clientes por temas específicos, aquí les presentamos algunos pasos a tener en cuenta.

¿Ha estado usted alguna vez en una reunión que empezó tarde, se prolongo demasiado o se realizo en una habitación con mucha gente, mal ventilada y con distracciones, donde quien la dirigía daba vueltas a un asunto y nunca llegaba al punto, o donde el proyector se rompió o el conferencista invitado no llego?

El propósito de una reunión laboral es informar, coordinar, educar, enseñar o adiestrar. He aquí algunas sugerencias para conducir reunión con efectividad:

 1.    Programación

• Nunca convoque a una reunión sorpresivamente.
• Cuando sea posible, de a los participantes por lo menos un día de aviso.
• Las reuniones deben durar alrededor de 30 minutos y dedicarse a tratar un solo tema; para abordar dos temas, programe una reunión de una hora.
• Sea puntual. Gánese la reputación de empezar y terminar a tiempo una cita de trabajo. 

2.   Participación.

• Incluya solamente a las personas directamente afectadas o con interés en el tema de la reunión.
• No permita que un hombre clave envié a un sustituto. 

3.  Preparación.

• No lleve a cabo una reunión sin haberla preparado.
• Los arreglos preliminares pueden determinar el éxito.
• La sala de reuniones debe estar bien iluminada y ventilada y alejada de las distracciones.
• En caso necesario efectué la reunión en una oficina sin teléfono ni otros medios de comunicaciones, con el fin de evitar interrupciones.

4. Presentación

• Logre que los asistentes se sientan cómodos.
• Sea sincero.
• Elija el tema básico de manera que su discusión sea oportuna y practica y otro más sobre el que los asistentes también puedan hablar.
• Presénteles el tema y diga en palabras simples de que se trata la reunión.

5.    Discusiones técnicas.

• Incite al grupo a intercambiar opiniones
• Haga preguntas que no puedan ser respondidas con “si” o”no”.
• Incite a los miembros del grupo a que piensen individualmente o colectivamente.
• Déjelos hablar. Haga una pregunta, espere un momento y luego llame a uno de los trabajadores para que responda. Esto hará pensar a todos en la respuesta.

6.    Acuerdo con el grupo

• Póngase de acuerdo sobre que deba hacerse.
• Trate de que el grupo llegue a un acuerdo sobre los métodos correctivos o de mejoras.
• Escriba todos los reclamos o sugerencias.

7.    Seguimiento.

• Resuma lo tratado a los participantes.
• Revise brevemente lo que se ha tratado y tome una decisión.
• Luego aplique la decisión en los diferentes departamentos y con los trabajadores.

Fuente: http://psicologiayempresa.com/7-pasos-para-organizar-una-reunion-exitosa.html