Dirigir un negocio de alquiler vacacional con éxito requiere un conjunto único de habilidades. Además de proporcionar un alojamiento de primera categoría, los administradores de alquiler profesionales tienen el desafío de ofrecer también un servicio personalizado excepcional. La clave de esto es una excelente comunicación con los huéspedes. La comunicación efectiva antes de la llegada de tu huésped no solo puede resolver la mayoría de los problemas potenciales antes de que sucedan, sino que también es clave para deleitar a tus huéspedes con un servicio al cliente excepcional y recibir críticas positivas.

Pero, ¿cómo te las arreglas para ofrecer servicios personalizados que hagan que tus huéspedes se sientan cuidados y valorados cuando haces malabarismos con múltiples propiedades y reservas de diferentes canales? La respuesta es utilizar mensajería universal para la comunicación con tus huéspedes. Este artículo explicará qué es la mensajería universal, por qué es útil y cómo usarlo para simplificar la comunicación con los huéspedes.

¿Qué es mensajería universal?

Desafortunadamente, no estamos hablando de un elegante sistema de satélites interplanetarios u otras tonterías de la era espacial. Cuando se trata de alquileres vacacionales, un sistema de mensajería universal es aquel que combina mensajes de varias fuentes diferentes en una sola bandeja de entrada y te permite administrarlos y responderlos desde un solo lugar.

Los lectores habituales de este blog sabrán cómo de importante es un Channel Manager para un negocio de alquiler vacacional exitoso. Un Channel Manager es una forma de distribuir tus propiedades de alquiler a varios canales de alquiler u OTA diferentes, como Airbnb, Booking.com, Expedia y más. Pero cada uno de esos canales tiene su propio sistema de mensajería, lo que dificulta el seguimiento de todos tus mensajes y conversaciones con tus huéspedes.

Un sistema de mensajería universal como el ofrecido por Your.Rentals combina conversaciones de diferentes canales compatibles en una bandeja de entrada. Eso significa que puedes ver y responder a los mensajes de cada canal sin tener que cambiar entre diferentes plataformas, y puedes administrar fácilmente las conversaciones según la referencia o el estado de la reserva. Actualmente, algunos canales no están disponibles en el sistema de mensajería universal, pero el uso de uno puede reducir significativamente la carga de trabajo del día a día.

¿Por qué es útil un sistema de mensajería universal para la comunicación con los huéspedes?

En resumen, un sistema de mensajería universal lo simplifica todo. En lugar de tener que hacer malabares con las cuentas en varios canales y realizar un seguimiento de varios sistemas de mensajería diferentes, puedes hacer todo desde un solo lugar. Tener que recordar qué reservas se recibieron a través de qué canales y qué huéspedes necesitan recibir cierta información puede ser muy agotador en términos de tiempo y esfuerzo para los ocupados administradores de propiedades. ¡Un sistema que lo combine todo puede ser, por tanto, indispensable!

Algunos administradores de propiedades intentan administrar la comunicación con los huéspedes a través de su dirección de correo electrónico. Si bien esto se puede hacer, presenta sus propios desafíos. En primer lugar, muchos canales de ventas no proporcionan a los anfitriones direcciones de correo electrónico de huéspedes, por lo que no pueden utilizar este enfoque aunque lo deseen. Sin embargo, incluso si tienes acceso a las direcciones de correo electrónico de los huéspedes, realizar un seguimiento de las conversaciones junto con la información de la reserva, los detalles de la propiedad y los estados de pago significa equilibrar varios sistemas diferentes al mismo tiempo.

Cómo usar un sistema de mensajería universal para simplificar la comunicación con los huéspedes

Por supuesto, el objetivo principal de utilizar un sistema de mensajería universal no es solo facilitarte la vida como administrador de propiedades. Es para ayudarte a brindar una comunicación más efectiva a tu huésped y, en última instancia, ofrecer un mejor servicio. Una mejor comunicación significa más huéspedes satisfechos, lo que significa mejores reseñas, lo que significa más reservas.

El arte de la comunicación con el cliente es un tema detallado más allá del alcance de este artículo, pero hay algunas cosas que debes tener en cuenta para desarrollar tu habilidad. En primer lugar, no se trata solo de lo que comunicas, sino de cómo y, quizás, lo que es más importante, cuándo.

Algunos huéspedes pueden sentirse cómodos haciendo todo en el último minuto, pero muchos se sienten mucho más relajados cuando saben con anticipación lo que deben hacer. Una vez que se confirma la reserva, es posible que desees enviar un mensaje de agradecimiento junto con los detalles clave: ¿cómo encontrarán tus huéspedes tu propiedad? ¿Habrá alguien para recibirlos a su llegada o se ofrece check-in sin contacto? ¿Qué otra información podrían necesitar tus huéspedes para asegurarte de que tengan una excelente estadía?

La comunicación oportuna puede prevenir muchos problemas antes de que surjan. Y si constantemente envías el mismo mensaje a tus huéspedes (como reglas de la casa, listas de inventario o libros de bienvenida), es genial usar un sistema de mensajería que ofrece plantillas para ganar tiempo. Esto significa que puedes guardar mensajes comunes y usarlos una y otra vez para que tu comunicación sea más eficiente.

También puedes simplificar la comunicación con los huéspedes después del check-in, utilizando un sistema de mensajería universal para comunicarte con tu huésped sobre problemas con la reserva, disputas o quejas. Si hay problemas mientras tu huésped se hospeda contigo, es mejor abordarlos lo antes posible para evitar que se intensifiquen y te arriesgues a recibir malas reseñas o incluso a dañar tu propiedad. Cuando tienes un sistema de mensajería integrado en tu sistema de administración de propiedad, puedes administrar fácilmente las conversaciones junto con la información de reserva importante, lo que puede reducir la molestia durante situaciones potencialmente estresantes.

Conclusión

Ser un comunicador experto es una habilidad que debe practicarse y cultivarse. Ofrecer una experiencia excepcional al huésped implica muchas cosas, y una buena comunicación es solo una parte de eso. Sin embargo, al usar un sistema de mensajería universal, puedes reducir el tiempo y el esfuerzo que dedicas a tratar de ejecutar muchos sistemas diferentes y, en cambio, concentrarte únicamente en brindar una experiencia increíble a tus huéspedes.