FUNCION DEL DEPARTAMENTO DE PERSONAL

Además del reclutamiento y del envío de los solicitantes a los jefes del departamento, las responsabilidades y funciones del departamento de personal son muy similares en ambos fases de la provisión de recursos humanos para el hotel.

Durante el periodo de pre apertura, el reclutamiento es mayor, se entregan tantos solicitantes como sea posible a cada jefe de departamento, hasta que haya alcanzado la cuota establecida por la dirección para cada clasificación. En la fase secundaria de reposición por parte de jefe del departamento. Para este objetivo, la mayoría de los hoteles usan forma de requisición de empleados que contiene la siguiente información:

1.- Clasificación del empleo.

2.-Habilidades o cualidades especiales deseadas

3.-Fecha en la que se necesita el sustituto

4.- Nombre, número del empleado y salario de la persona se sustituye.

5.- Razón de la determinación.

6.-Aprobación de la dirección.

Con esta diferencia entre las dos fases de provisión de personal se examinará en detalle las obligaciones del departamento de personal enlistadas al principio de este capitulo.

RECLUTAMIENTO

El reclutamiento puede asumir muchas formas, sujetas solo a presupuesto establecido por la dirección que a su vez debe tomar en cuenta la disponibilidad del personal calificado las formas mas comunes son los anuncios en periódicos y revistas comerciales las agencias de empleo, los sindicatos, los contactos personales del reclutador u otros miembros del departamento de personal y de planes incentivos para empleados. Esto último significa una compensación en efectivo de alguna otra naturaleza para un empleado que recomienda algún amigo que califica y es aprobado para un puesto bacante.

ENTREVISTA Y SELECCIÓN DE SOLICITANTES

Esta es una función muy importante del departamento. Un buen entrevistador no solo debe conocer las habilidades y cualidades especiales necesarias para cualquier puesto sino que debe tener la capacidad de amalgamar la personalidad del solicitante con la del jefe del departamento los dos deben de trabajar juntos si el puesto de llenarse en forma permanente y satisfactoria. Las rotaciones mas frecuentes o los empleados insatisfechos no solo son malos para la moral y si no costosos en función del tiempo y dinero invertidos en la capacitación de nuevos empleados.

VERIFICACIÓN DE REFERENCIAS

Esta responsabilidad aunque enlistada en tercer lugar normalmente se realiza simultáneamente a la cuarta que es el envió a los jefes del departamento si el tiempo apremia pueden solicitarse referencias telefónicas pero debe hacerse el intento de obtener referencias por escrito. Estas no están sujetas a la interpretación de empleado que la solicito se convierten en un registro permanente en el archivo del empleado y finalmente sirven como pruebas de las referencias verificadas.

ENVÍO A LOS JEFES DE DEPARTAMENTO

Los solicitantes que calificaron a juicio del entrevistador son enviados al jefe de departamento para su disposición final. El entrevistador debes proporcionar la solicitud, la referencias y un comentario persona sobre experiencias, habilidades o cualidades especiales que se consideran importantes con lo que el jefe del departamento conduce la entrevista final y toma una decisión.

Todos los solicitantes,contratados o no deben enviarse nuevamente a personal. En la mayoría de las solicitudes de empleo existe un espacio donde puede notarse la disposición para el solicitante aceptado, se anota la fecha que inicia sus labores o cualquier otra información no registrada en la requisición. Para los demás solicitantes debe registrarse la razón del rechazo. Esto es importante en cuanto al que da al entrevistador otro incidió del tipo de empleado deseado por un jefe del departamento en particular

PROCESAMIENTO DE LOS SOLiCITANTES ACEPTADOS

Aquí empieza el papeleo necesario para un control correcto y para nuestros modernos sistemas de nominas computarizados a continuación se citan algunas de las formas mas solicitadas y una breve explicación de cada una de ellas

Forma de envío al médico. Algunos hoteles requieren una revisión física previa al empleo. Un empleado de personal hace una cita para el solicitante con el doctor del hotel y llena una forma esta sirve tanto para presentar al solicitante como para proporcionar datos para el informe del doctor.

Declaración de condición física con costos en ascenso muchos hoteles descontinuaron o nunca instituyeron las revisiones medicas previas al empleo en lugar de ello se pide al solicitante brindar una breve historia clínica contestando a cuestiones relativas a defectos físicos, de haberlos y anteriores enfermedades que hubieran requerido de hospitalización. También se pide al solicitante contestar si o no a cuestión de las enfermedades que a contraído.

Contrato de empleo. Tanto el nuevo empleado como el gerente de personal suscriben un contrato que contienen los términos del empleo y reglamento especial del hotel esta es una forma oficial que necesita el departamento de nominas como autoridad para retener impuestos contiene el nombre del empleado, su domicilio, el número del seguro social, el número de personas que dependen económicamente de el y la fecha, y debe ser suscrita por el empleado.

Tarjeta de asignación del empleado. Esta es una forma enviada al departamento de nominas autorizándole concluir al empleado. Debe indicar el departamento, el nombre, domicilio y número del seguro social; y la fecha que inicia sus actividades, el salario y otras remuneración, como alojamiento y alimentos en un sistema computarizados de nominas los empleados que reciben propinas deben ser declarados para que la computadora registre las declaraciones de recibo de propinas. Por tanto esta tarjeta debe mostrar una clasificación de propinas según el empleado. Es importante, para hacer las declaraciones correctas y pagar impuestos sobre la nomina recordar que las propinas se dividen en dos categorías; las declaradas y convenidas de antemano. Las primeras son las que voluntariamente el huésped en el momento de realización del servicio como sucede con un mesero o mesera al final de la comida la segunda se refiere a las propinas convenidas anticipadamente trátese de una cantidad fija digamos que un grupo que paga una cantidad estipulada al maletero por cada maleta transportada en la llegada y la partida.

Tarjetas de autorización de deducciones. Ninguna deducción, fuera de los impuestos sobre la renta puede hacerse del salario del empleado excepto por autorización especifica o por orden del tribunal en caso de notificación de embargo. Si el hotel ofrece prestaciones,como hospitalización, gastos médicos mayores, seguro de vida plan de ahorro o pensión y se requiere la participación del empleado debe obtenerse la autorización de este para cada una de ella. Puesto que la mayoría de estas prestaciones se requiere de un periodo de espera antes de ser efectivas, el departamento de personal obtendrá la firma del empleado inmediatamente, pero no procesará la tarjeta si no hasta la fecha efectiva.

Solicitud de fianza. La mayoría de los hoteles cubren las perdidas de los empleado con una fianza general de empleo que ampara los empleados por una suma especifica los empleados administrativos y los que manejan efectivo son generalmente asegurados por una suma mas alta que los otros miembros del personal. La mayoría de los hoteles piden a los empleados llenar una solicitud de fianza proporcionada por una afianzadora. El departamento de personal entrega estas solicitudes a la afianzadora para investigación y el hotel tiene de hecho una doble verificación de estos empleados en caso de que se rechace la solicitud el hotel tiene dos opciones. La primera despedir el empleado y la segunda solicitar una fianza individual que cubra solamente al empleado rechazado nunca debe ser tomada sin el reconocimiento y aprobación por escrito de la alta dirección.

Tarjeta de registro del departamento esta es una tarjeta enviada al jefe del departamento con el nombre, domicilio, número de seguro social, salario, puesto y fecha de inicio de actividades. La tarjeta da al jefe del departamento una breve historia de cada miembro del personal.

Cuando se termine el contrato la tarjeta es devuelta al departamento de personal y se vuelve parte del expediente permanente del empleado.

Barios. Si un empleado tiene derecho a alimentos, uniformes o casillero algunos hoteles requieren que el departamento de personal llene y envié a los jefes de departamento una forma debidamente aprobada como autorización para vender estos artículos. Otras formas proporcionadas o iniciadas o al departamento de personal son los avisos de advertencias que se envían a los empleados por infracciones constantes o importantes al reglamento los premios o recomendaciones especiales procedentes de la dirección de los huéspedes y los informes sobre accidentes. Copias de todas estas se agregaran al archivo permanente del empleado.

PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN

La capacitación durante el periodo preparación mencionado anteriormente es solo el primer programa en establecerse y probablemente el mas simple el servicio es el producto mas importante de un hotel y el buen servicio no ocurre espontáneamente el gerente de personal es el coordinado, el capitán del equipo y quien se cerciora de que los jefes de departamento trabajen conjuntamente dediquen el tiempo y el esfuerzo suficiente a la capacitación en la marcha de su personal. Donde son necesarias o deseables las secciones de capacitación de tiempo completo el departamento de capacitación puede tomar el mando y conducirlas.

Desde el momento en que los huéspedes entran en contacto con el portero hasta que liquidan su cuenta con el cajero su comunidad, felicidad y bienestar están en mando con el empleado que hace contacto. Un saludo agradable del portero un servicio rápido y cortes del empleado encargado del registro  de saludos agradables y amistosos del maletero son muy importantes para crear la imagen adecuada del hotel. El maletero no solo debe llevar la maletas de los huéspedes si no que debe asegurarse de que la habitación este debidamente arreglada, que el baño cuente con las toallas y los accesorios reglamentarios, revisar que el equipo de televisión y lámparas se encuentre en buenas condiciones y funcionen bien y además de inducir contestar preguntas camareras, intendentes y empleados del departamento de ingeniería tropezaran con los huéspedes y los saludaran cortésmente. El chef debe contribuir al bienestar de los huéspedes asegurándose que los empleados  de la cocina preparen y den una buena presentación a los alimentos.

Fuente: http://html.rincondelvago.com/hoteleria_procedimiento-de-administracion.html